Sekretär in

**Umfang**: Vollzeit

**Befristung**: unbefristet

**Vergütung**: EG 6 TV-L

**Beginn**: 01.08.2024

In den Fachgebieten Neuroinformatik und Kognitive Robotik (Leiter: Prof. Dr. Horst-Michael Groß), Künstliche Intelligenz (Leiter: Prof. Dr. Rainer Knauf) und Medizinische Informatik an der Fakultät für Informatik und Automatisierung der Technischen Universität Ilmenau ist ab dem 01.08.2024 eine Stelle als

Sekretär*in (w/m/d)

zu besetzen.

Ihre Aufgaben

**Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete**:

- Gesamtorganisation der Arbeitsabläufe sowie des Geschäftsverkehrs der Fachgebiete, wie z.B. Anfertigung von Schriftstücken, Protokollen und Berichten, Korrespondenz, Postbearbeitung, Terminkoordination, Ablage, Literatur
- und Büromaterialbeschaffung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Erstellen von Statistiken, Organisation/Betreuung des Publikumsverkehrs, usw.
- Unterstützung der Fachgebietsleitungen bei der organisatorischen Abwicklung von Förder
- und Drittmittelprojekten
- Organisation und Vorbereitung von Beratungen und wissenschaftlichen/kulturellen Veranstaltungen
- Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Prüfungen und Klausuren inklusive Terminkoordination
- Tätigkeiten der Lehrorganisation in den Fachgebieten, wie z.B. Anmeldung studentischer Arbeiten, Notenverbuchung, Scheinausstellung, Organisation von Verteidigungen, Lehraufträge, Lehrabrechnungen, Raumplanung
- Mitwirkung bei der Pflege der Fachgebiets-Homepages
- Pflege der Bibliotheks-Handapparate der Fachgebietsleitungen
- aktive und planvolle Archivierung in elektronischen Archiven

Ihr Profil

**Für die Teilnahme am Auswahlverfahren wird vorausgesetzt**:

- abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Kauffrau/mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder langjährige Kenntnisse und Fähigkeiten im Aufgabengebiet

**Darüber hinaus sind wünschenswert**:

- versiert in allen Sekretariatsaufgaben bzw. im Bereich Büroorganisation Erfahrung mit multikulturellen internationalen Teams
- sehr gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürosoftware
- gute Englischkenntnisse
- selbständige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit, Belastbarkeit sowie serviceorientierte Kommunikationsfähigkeit

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen anhand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

**Was wir Ihnen bieten**:

- attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
- flexibles Arbeitszeitmodell
- VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst

Von individueller Förderung mit vielseitigen Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu einer Vielzahl von Angeboten zum Thema Gesundheit und Freizeitgestaltung erwartet Sie an der TU Ilmenau ein wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität. Über ein attraktives, familienfreundliches Arbeitszeitmodell hinaus profitieren Sie von Vorteilen wie die Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen, sowie Teilnahme an den verschiedenen attraktiven Sportangeboten des Universitätssportzentrums.

Die TU Ilmenau steht auf den Gebieten Technik, Mathematik und Naturwissenschaft, Wirtschaft und Medien für Lehre und Forschung auf höchstem Niveau. Sie legt besonderen Wert auf innovative Lehre und Interdisziplinarität. Sie identifiziert sich mit den Humboldtschen Idealen und verfolgt die Vision einer weltoffenen Campus-Familie.

Die Technische Universität Ilmenau ist Träger des TOTAL E-Quality-Prädikats. Sie fordert Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.

Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Einstellung.

Die TU Ilmenau verfügt über flexible Arbeitszeitmodelle.

**Kennziffer**: 79/2024
**Bewerbungsfrist**: 18.06.2024

Für weitere Informationen stehen Ihnen Herr Prof. Dr. Horst-Michael Groß, Tel. 03677 69 2858 gerne zur Verfügung.

Technische Universität Ilmenau | Dezernat für Personal und Recht | Postfach 10 05 65 | 98684 Ilmenau