Sekretärin / Sekretär Bzw. Assistenz (M/w/d) Der

vor 2 Wochen

Braunschweig, Deutschland Physikalisch-Technische Bundesanstalt Vollzeit

In Braunschweig suchen wir Sie für den Präsidialen Stab als:
**Sekretärin / Sekretär bzw. Assistenz (m/w/d)**
Entgeltgruppe 8 TVöD Bund unbefristet Teilzeit 19,5 Wochenstunden

Die Tätigkeit kann befristet für 3 Jahre auf Vollzeit 39 Std./Woche aufgestockt werden.

**Ihre Aufgaben**:
Der Präsidiale Stab dient der Unterstützung des Präsidiums sowohl konzeptionell und strategisch als auch zur Entlastung im Alltagsgeschäft.
Ihre Tätigkeiten beinhalten:

- Terminkoordinierung für den Präsidialen Stab und das Präsidium
- Gästebetreuung und Veranstaltungsorganisation
- Redaktionelle Betreuung der Webseiten in der Präsidialen Stabsstelle und im präsidialen Bereich
- Projektbezogene Unterstützung der Referentinnen/Referenten und der Leitung der Stabsstelle, beispielsweise bei Strategiekonferenzen oder bei der Einführung der E-Akte
- Organisation von Sitzungen und der jährlichen Arbeitsplanung
- Unterstützung des Präsidiums bei der Mittelverteilung und der Planung von Groß- und Größtgeräten
- Zusammenstellung von Informationen für verschiedene jährliche Berichte
- Controlling verschiedener Geschäftsprozesse
- Kontinuierliche Optimierung der Arbeitsabläufe im Stab zur Anpassung an sich verändernde äußere Rahmenbedingungen

**Ihr Profil**:

- Ausbildung als Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation, Wirtschaftsassistent/-in für Büro/Sekretariat, Fremdsprachensekretär/-in oder eine vergleichbare Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
- Vertiefte Kenntnisse in betriebswirtschaftlichen Abläufen oder betriebswirtschaftlicher Organisationslehre bzw. in den Verwaltungswissenschaften
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Pakten, insbesondere Word und Excel
- Kenntnisse in SAP, TYPO3 und digitalen Aktensystemen sind von Vorteil
- Bereitschaft zur Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen, um sich z. B. weitere IT- und betriebswirtschaftliche Kenntnisse anzueignen
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Organisationsvermögen und Diskretion
- Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Team
- und Kommunikationsfähigkeit
- Deutsch
- (C1-Niveau) und Englischkenntnisse (B1-Niveau)

**Wir bieten**:

- Work-Life-Integration: Wir bieten flexible Arbeitszeitgestaltung und -bedingungen (Teilzeit, Gleitzeit, Telearbeit, Gleittage) zur Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf in jeder Lebensphase.
- Transparente Konditionen: Entgelt nach TVöD Bund, 30 Tage Urlaub, eine Betriebsrente für Tarifbeschäftigte sind einige der Vorteile bei uns.
- Standortvorteil: Unser attraktiver Campus mit unkomplizierter Verkehrsanbindung ist auch sehr gut mit direkter Busverbindung zu erreichen. Ausreichend kostenfreie Parkplätze sind vorhanden.
- Jobticket: Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig. Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln bieten wir das Deutschlandticket Job an und übernehmen einen Teil der Kosten.
- Familienorientierung: Ob Kita, Eltern-Kind-Büros oder Betreuung während der Ferienzeit: Wir haben verschiedene Angebote, die dabei helfen, den Spagat zwischen Familie und Beruf zu meistern.
- Inklusion: Für Menschen mit Behinderung bieten wir eine inklusive Unternehmenskultur sowie integrative Maßnahmen.
- Weiterbildungsmöglichkeiten: Wir wollen Sie weiterbringen und ermöglichen im Rahmen der Kompetenzerweiterung zahlreiche Aus
- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Gesundheitsangebote: Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen, daher bieten wir gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen wie Betriebssport, mobile Massage und Rückenkurse.
- Kantine: Das kulinarische Angebot unserer Kantine, die auf unserem parkähnlichen Campus liegt, bietet jeden Tag vielfältige Gerichte - auch vegetarisch/vegan.

**Das ist uns wichtig**:
Die PTB fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern und ist besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Gleichzeitig sind wir bestrebt, die gesellschaftliche Vielfalt widerzuspiegeln. Daher ist jede Bewerbung, unabhängig von ihrem Geschlecht, ihrer kulturellen oder sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung oder sexuellen Identität herzlich willkommen. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

**Ihre Bewerbung**:
Fachliche Fragen zu dieser Position beantworten Ihnen im Präsidialen Stab:
Dr. Martin Stein, Tel.: 0531 592-1009, E-Mail: martin.stein(at)ptb.de.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum 6. Mai 2024 unter der Kennziffer 24-81-PB.
Wir bitten um Verständnis, dass wir Bewerbungen per E-Mail nicht entgegennehmen.

Postanschrift: Physikalisch-Technische Bundesanstalt | Referat Personal | Bundesallee 100 | 38116 Braunschweig

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