Assistenz Der Amtsleitung

Im Amt für Stadtplanung und -entwicklung sind Sie ganz nah dran an den Themen der Stadtgestaltung und -entwicklung der Porzellan
- und Weinstadt Meißen. Sie sind Teil eines dynamischen Teams, welches die baulichen Traditionen der altehrwürdigen „Wiege Sachsens“ erhält, sie jedoch auf neue, moderne Weise interpretiert - ganz nach dem diesjährigen Jahresmotto Meißens „einfallsreich“. Sie erhalten Einblicke in abwechslungsreiche Projekte und lernen Investoren, Unternehmen, Bürgerinnen und Bürger kennen. Ihr zukünftiger Arbeitsplatz liegt inmitten des historischen Stadtzentrums, welches neben einer Vielzahl von Versorgungs
- und Einkaufsmöglichkeiten sowie sehr guten ÖPNV-Anbindungen in fußläufiger Nähe auch viele Restaurant, Cafés, Freizeit
- und Kultureinrichtungen zu bieten hat, sodass auch im Feierabend Abwechslung geboten ist. Aber nicht nur die Stadt, auch die fantastische Lage im Sächsischen Elbland macht Meißen zu einem Ort an dem Arbeit, Leben, Familie, Freizeit und Erholung perfekt in Einklang zu bringen sind.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist hier folgende Stelle zu besetzen:
Assistenz der Amtsleitung (m, w, d)

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle, welche nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) in der Entgeltgruppe 6 eingruppiert ist. Die durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden.

**Ihre Aufgaben**:

- Koordinieren der internen Arbeitsplanung und Kommunikation - insbesondere Terminmanagement für die Amtsleitung und die Mitarbeiter/innen des Amtes; Koordinieren der Arbeitsprozesse der Mitarbeiter/innen des Amtes einschließlich Überwachung der Einhaltung von Ziel
- und Zeitvorgaben; Setzen und Überwachen von Wiedervorlagen; Vor
- und Nachbereiten von Besprechungen des Amtes; Beantworten von Anfragen zu Sachständen und Arbeitsfortschritten
- Erledigen allgemeiner Verwaltungs
- und Sekretariatsaufgaben - insbesondere Postbearbeitung; Vermitteln von Telefonaten; Abwickeln des Besucherverkehrs einschließlich der Betreuung von Besuchern und Besucherinnen; Ausführen von Schreib-, Korrektur
- und Vervielfältigungsaufträgen; Protokollführung in Einzelfällen
- Mitwirken bei der Haushalts
- und Inventarüberwachung - insbesondere Erfassen der Haushaltsplanung; Haushaltsüberwachung im Finanzrechnungsprogramm; Fertigen von Annahme-, Rückzahlungs
- und Umbuchungsanordnungen; Prüfen der Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln; Vorbereiten des Jahresabschlusses; Durchführen von Inventuren; Melden von Inventurumsetzungen und Inventarabgängen
- Erledigen von Aufgaben der Allgemeinen Bauverwaltung -insbesondere Begleiten von einzelnen Fachverfahren wie Baumpatenschaften, Erstellung von Satzungen/Richtlinien, Öffentlichen Auslagen; organisatorische Beteiligung in Beteiligungsprozessen; Überwachen zugewiesener Einzelverfahren hinsichtlich Fristsetzung, Verfahrensabläufe, Beteiligungen u.a.; Veranstaltungsmanagement
- Dokumentenmanagement - insbesondere Führen der ordnungsgemäßen Ablage entsprechend des Aktenplans, dem Dokumentenmanagementsystems der Stadt Meißen und des Archikarts; Archivieren der Dokumente; ständiges Aktualisieren des Teilaktenplanes des Amtes
- Gremienarbeit - insbesondere Einholen der Themen von den Mitarbeitern des Amtes sowie Führen des Themenspeichers; Beschlussvorbereitung sowie -nachbereitung

**Unsere Erwartungen**:

- abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation
- Fachkenntnisse und Erfahrungen in den Bereichen Haushaltsplanung, -bewirtschaftung und Jahresabschluss im Kassen
- und Rechnungswesen (Doppik) wünschenswert
- ausgeprägte Kenntnisse und sicherer Umgang mit PC und gängigen Programmen (insbesondere MS‑Office)
- wünschenswert ist der sichere Umgang mit der Buchhaltungssoftware (SASKIA®.de-IFR) sowie den Fachprogrammen Archikart und Picture Prozessmanagement
- selbstständige Arbeitsweise, sowie systematische und gewissenhafte Vorgehensweise
- aufgeschlossene Persönlichkeit mit sicherem Auftreten sowie sehr gutem mündlichen und schriftlichen Ausdrucksvermögen
- ausgesprochenes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Diskretion

**Wir bieten Ihnen**:
Für diese vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit bieten wir ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in einem jungen und engagierten Team. Des Weiteren profitieren Sie von vielfältige Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten und alle Vorteile der (Sozial-)Leistungen des öffentlichen Dienstes, z. B. eine jährliche Sonderzahlung, die Zahlung von vermögenswirksamen Leistungen, Urlaubsanspruch in Höhe von 30 Tagen pro Kalenderjahr, eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung sowie Fahrradleasing im Rahmen einer Entgeltumwandlung und Vergünstigungen im ÖPNV mittels Job‑Ticket.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann reichen Sie bitte Ihre aussagefähige und vollstä