Assistenz Des Bürgermeisters

Die Stadt Warendorf sucht für das Büro des Bürgermeisters zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

**Assistenz des Bürgermeisters (m/w/d)**:
Sie sind aufgeschlossen, motiviert, leistungsbereit und auf der Suche nach einer abwechslungsreichen, interessanten und verantwortungsvollen Tätigkeit? Dann sind Sie bei uns richtig Die Stadt Warendorf im schönen Münsterland betreut mit über 450 Mitarbeitenden die Anliegen von circa 38.000 Einwohnerinnen und Einwohnern.

**Ihre wesentlichen Aufgaben**:

- Sie führen und organisieren selbstständig das Vorzimmer des Bürgermeisters, nehmen umfassende Assistenzaufgaben wahr und unterstützen den Bürgermeister im Tagesgeschäft.
- Sie koordinieren die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den Assistenzen der Verwaltungsleitung.
- Sie verantworten die Bearbeitung der (elektronischen) Korrespondenz des Bürgermeisters und leiten wichtige Informationen verwaltungsintern selbstständig weiter.
- Sie übernehmen das Terminmanagement im Büro des Bürgermeisters und verantworten die Koordination, Planung, Vor
- und Nachbereitung sämtlicher Termine des Bürgermeisters.
- Sie unterstützen bei der Organisation und Durchführung von Sitzungen und Veranstaltungen mit Beteiligung des Bürgermeisters.
- Sie planen die repräsentativen Termine für die ehrenamtlichen Bürgermeister*innen und verantworten das Reisemanagement bei Dienstreisen des Bürgermeisters.
- Sie empfangen und betreuen Besucher*innen bei dienstlichen und teilweise auch bei repräsentativen Terminen des Bürgermeisters.
- Sie bearbeiten allgemeine Korrespondenzen per Telefon, E-Mail und Post und bereiten offizielle Schreiben der Verwaltungsleitung vor, z. B. Kondolenzschreiben und Glückwünsche.

**Sie bringen mit**:

- Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. den Nachweis über den absolvierten Verwaltungslehrgang I (ehem. Angestelltenlehrgang I) oder die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation.
- Sie haben Berufserfahrung im Assistenz
- oder Sekretariatsbereich und es fällt Ihnen leicht, sich selbst zu organisieren.
- Sie treten sicher und freundlich auf, zeigen stets gute Umgangsformen und bringen Ihre Kommunikationsfähigkeiten auch in anspruchsvollen Situationen zur Geltung.
- Sie überzeugen mit einem hohen Maß an Empathie für die Belange von Kolleg*innen, Bürger*innen und Gästen der Stadtverwaltung.
- Sie haben ein gutes Zeitmanagement, organisieren gerne Termine und reagieren souverän auf kurzfristige Anforderungen und wechselnde Aufgabenstellungen.
- Sie arbeiten zuverlässig und verantwortungsbewusst und legen sehr hohen Wert auf Diskretion und Loyalität.
- Sie haben Interesse am gesellschaftlichen und politischen Geschehen in Warendorf.

Wir bieten Ihnen eine **unbefristete Vollzeitstelle **(39 bzw. 41 Stunden/Woche). Die Vergütung erfolgt nach
**Entgeltgruppe 9a **TVÖD-VKA. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

**Wir bieten Ihnen**:

- Die stetige Weiterentwicklung und -bildung unserer Mitarbeiter/-innen ist uns ein großes Anliegen, weshalb wir unseren Mitarbeitern/-innen die Teilnahme an Fortbildungen ermöglichen.
- Wir kümmern uns um Ihre Altersvorsorge und bieten jedem/r Mitarbeitenden eine betriebliche Zusatzversorgung.
- Weil uns Ihre Gesundheit wichtig ist, bieten wir Ihnen ein Bonusprogramm im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements an.

Die Stadt Warendorf ist ausdrücklich an Bewerbungen von Frauen interessiert. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbenden liegende Gründe überwiegen. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind erwünscht.

Für weitergehende Auskünfte zur Stelle steht Ihnen Ulrike Jakisch, Tel. 02581/54-1001 zur Verfügung. Für Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Frau Eva Brosch, 02581/54-1114.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige **Online-Bewerbung bis zum 16.07.2023 **. Für die Online-Bewerbung nutzen Sie bitte auf der angegebenen Website unten rechts den Button „Online-Bewerbung“. Füllen Sie dort ein Formular aus und laden Sie anschließend Ihre vorbereiteten Bewerbungsunterlagen hoch. Während der Eingabe haben Sie jederzeit die Möglichkeit zu pausieren oder das Bewerbungsportal zu verlassen. Beim Verlassen werden Ihre Daten automatisch gelöscht.

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