Sachbearbeiter in

Für die administrative Unterstützung unserer Spitzenforscher*innen suchen wir ab sofort eine*n

**Sachbearbeiter*in im Reise
- und Personalmanagement**:
**Ihre Aufgaben**:

- Sie sind verantwortlich für die Bearbeitung und Zahlbarmachung von Reisekostenabrechnungen, Umzugskostenabrechnungen und Vorschüssen für unsere Institutsmitglieder.
- Sie beraten und informieren unsere internationalen Beschäftigten zu den Themen Dienstreise
- und Umzugskostenerstattung.
- Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Buchung von nationalen und internationalen Dienstreisen sowie bei der korrekten Eingabe von Anträgen in der SAP-App, insbesondere für neue Beschäftigte.
- Darüber hinaus bearbeiten Sie zusammen mit dem HR-Team weitere Personalangelegenheiten im operativen Tagesgeschäft, z.B. Erstellen von Arbeitsverträgen, Pflege von Abwesenheitsmeldungen, Fristenmanagement, Korrespondenz etc.
- Sie wirken aktiv bei der prozessorientierten Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsprozesse mit.
- Die Mitarbeit in personalrelevanten Projekten zur Weiterentwicklung des Instituts rundet Ihr Aufgabenspektrum ab.

**Ihr Profil**:

- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Erfahrung im Personalwesen (vorzugsweises im Bereich des öffentlichen Dienstes) oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger fundierter Erfahrung im Reise
- und Personalmanagement.
- Sie verfügen über gute Kenntnisse auf den Gebieten Bundesreisekostengesetz, Auslandsreisekostenverordnung, Bundesumzugskostengesetz, Arbeits
- und Sozialversicherungsrecht, vorzugsweise Kenntnisse des Tarifrechts des öffentlichen Dienstes.
- Sie verfügen über routinierte Praxiserfahrung im Umgang mit MS Office und idealerweise über Erfahrung mit SAP.
- Sie arbeiten dienstleistungsorientiert, selbstständig und strukturiert. Flexibilität im Hinblick auf den Aufgabenbereich, Spontanität und ein hohes Engagement gehören zu Ihren Stärken.
- Sie sind bereit, auch bereichsübergreifend im Team zusammenzuarbeiten und mit gemeinsamen Lösungen zum Fortschritt des Instituts beizutragen.
- Sie sind in der Lage, durch Ihr sicheres und freundliches Auftreten mit allen Ansprechpartner*innen kompetent und verbindlich in interkulturellen Kontexten zu kommunizieren, auch schwierige Situationen bringen Sie nicht aus der Ruhe.
- Sie besitzen die Bereitschaft zur stetigen Weiterbildung in Ihrem Fachbereich. Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift vervollständigen Ihr Profil.

**Unser Angebot**:

- Wir bieten Ihnen ein eigenständiges und abwechslungsreiches Arbeitsgebiet in einem jungen und dynamischen Forschungsinstitut.
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und Sprachkurse.
- Wir stehen für kollegialen Zusammenhalt in einem interkulturellen Wissenschaftsumfeld.
- Durch die agilen Strukturen in der Aufbauphase unseres Instituts bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich aktiv in unsere vielfältige Community einzubringen und die Entwicklung des Instituts mit voranzubringen.
- In unserem Institut herrscht eine offene Arbeitsatmosphäre mit einer Kommunikation auf Augenhöhe und flachen Hierarchien.
- Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund) inklusive entsprechender Sozialleistungen und einer Jahressonderzahlung.
- Zusätzlich bieten wir Ihnen neben 30 Tagen Urlaub eine Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (VBL).
- Nach einer erfolgten Einarbeitung besteht für Sie die Möglichkeit, nach Absprache auch im Homeoffice zu arbeiten.
- Regelmäßige Teamevents runden unser Angebot ab.

Die Stelle ist ab sofort unbefristet zu besetzen. Die Höhe der Vergütung richtet sich nach Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung entsprechend TVöD Bund.

Das Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre steht für eine gemeinschaftliche, vielfältige und inklusive Arbeitskultur und setzt sich für Chancengleichheit ein. Wir begrüßen und ermutigen Bewerbungen von Personen aller in unserem Forschungsgebiet unterrepräsentierten Gruppen. Insbesondere Frauen und Menschen mit Behinderung sind eingeladen und aufgefordert, sich zu bewerben.

**Haben wir Ihr Interesse geweckt?**: