Assistenz Stabstelle
vor 3 Wochen
Im Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa, Dezernat II, Stabstelle ÖPNV, Beteiligungscontrolling und Strukturentwicklung ist eine Stelle als
Assistenz Stabstelle (m/w/d)
ab sofort dauerhaft zu besetzen.
Zum Aufgabengebiet gehören im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:
Allgemeine und unterstützende Sekretariatsaufgaben
- Planung und Gestaltung der Arbeitsabläufe bzw. Anwendung der vorhandenen Arbeitsabläufe
- Bearbeitung des analogen, ggf. digitalen Postein
- und -ausgangs
- Büromittelverwaltung und -beschaffung
- Kopier
- und Scanarbeiten, Aktenablage, bei Bedarf bzw. Erfordernis Archivierung
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben, z. B.
- Terminverwaltung/- koordinierung, Terminkontrollen
- Schreibarbeiten
- Wiedervorlagen
- Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit der Stabsstelle, d. h. Annahme eingehender Anrufe und (Informations-)Weitergabe gem. Zuständigkeit, ggf. Anfertigung von Gesprächsnotizen
- Organisation von Dienstreisen inkl. Dienstreiseaufträge, Fahrzeuganmeldung
Beratungs
- und Sitzungsdienst, vor
- und nachbereitende, einfache Aufgaben zur Gremienarbeit
- Organisation, Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen
- Zusammenstellung (Sortieren) der vorbereiteten Unterlagen
- Fachgerechte Protokollführung in den Beratungen und Protokollaufbereitung
- Nachbereitung der Beratungen/Gremiensitzungen (z. Bsp. Dokumentenablage, Vervollständigung der Unterlagen, ggf. Herausfiltern von Aufgaben für die Stabsstelle aus der Niederschrift, Kontrolle über den Zugang von Zuarbeiten aus den Bereichen)
- Betreuung/ Bearbeitung/ Verwaltung des Ratsinformationssystems „Session 5“ (einfache Bedienungsaufgaben)
- Anlegen von Vorlagen auf Weisung des Leiters
- Vorbereitung/ Zusammenstellung von Unterlagen aus dem Ratsinformationssystem zu Gremienterminen
Folgende Anforderungen werden gestellt:
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Facharbeiter/-in für Schreibtechnik
- Grundkenntnisse über Verwaltungsabläufe
- sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten und Datenbanken
- sicherer Umgang mit der gängigen Büro
- und Kommunikationstechnik
- Bereitschaft, bei dienstlicher Erfordernis, auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten, Aufgaben zu erfüllen
- sicheres Beherrschen der deutschen Sprache, besonders der Orthografie, Interpunktion
und Grammatik
- Fahrerlaubnis Klasse B
Wünschenswert:
- Erfahrungen in der Büroorganisation
- Kenntnisse in der Gremienarbeit
Die Stelle ist mit der Entgeltgruppe 5 TVöD bewertet.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.
Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa begrüßt Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. In gleichem Maße werden Bewerbungen von Personen befürwortet, die ehrenamtlich Aufgaben und damit Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen.
Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind willkommen. Diese werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt.
Vollständige und aussagefähige Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis zum 01.12.2023 an den
Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa
Haupt
- und Personalverwaltung
Heinrich-Heine-Straße 1
03149 Forst (Lausitz)/Baršć (Łužyca)
oder per E-Mail in einer zusammengefassten Datei im pdf-Format mit einer Größe von max. 10 MB unter Angabe des Adressaten Haupt
- und Personalverwaltung an
Hinweis:
Auf den Gebrauch von Bewerbungsmappen und auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird verzichtet. Es wird empfohlen, eine Behinderung/Gleichstellung zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen und nachzuweisen.
Von der Zusendung von Eingangsbestätigungen und Zwischennachrichten wird abgesehen. Aus Kostengründen werden Bewerbungsunterlagen in Papierform nur zurückgesendet, soweit ein adressierter und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.
Bei Fragen zum Verfahren steht Frau Simmann als Ansprechpartnerin telefonisch unter der Nummer +49 3562 986-11121 zur Verfügung. Bei fachspezifischen Fragen gibt Frau Linke Auskunft, telefonisch zu erreichen unter +49 3562 986-10205.
Hinweise zum Datenschutz
Persönliche Daten werden im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage der einschlägigen Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und den Regelungen des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes (
