Sekretär in

**Umfang**: Teilzeit 50%
**Befristung**: unbefristet
**Vergütung**: EG 6 TV-L
**Beginn**: baldmöglichst
In der Fakultät für Maschinenbau im Fachgebiet Technische Optik der Technischen Universität Ilmenau ist ab sofort eine Stelle als
Sekretär*in (w/m/d)
zu besetzen.
Am Fachgebiet Technische Optik der TU Ilmenau arbeiten wir in einem kleinen Team von Wissenschaftler*innen an innovativen optischen Technologien und (mikro-)optischen Systemlösungen, die dazu beitragen sollen, die großen gesellschaftlichen Herausforderungen der Zukunft zu lösen. Mikrooptisch integrierte Sensoren und innovative Konzepte für dreidimensionale optische Mikroskopie auf der Basis optimierter mikrostrukturierter Strahlformung unterstützen z.B. die Suche nach neuen Medikamenten. Energieeffiziente, strahlformende optische Bauelemente und mikrooptische Verbindungsnetzwerke sind die Grundlage für künftige neuartige und effiziente elektronische Systemlösungen, die in interdisziplinärer Kooperation in der Fakultät für Maschinenbau und dem Zentrum für Mikro
- und Nanotechnologien bearbeitet werden.
**Hinweis**:
Bei Interesse besteht die Möglichkeit zusätzlich ein separates Arbeitsverhältnis im Sekretariat der Deutschen Gesellschaft für angewandte Optik e.V. (DGaO) als Nebentätigkeit zu vereinbaren.
Ihre Aufgaben
**Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete**:

- Erledigung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben in deutscher und englischer Sprache (u. a. Terminkoordination, Schriftverkehr und Postbearbeitung, E-Mail-Korrespondenz, Dokumentenmanagement, Vor
- und Nachbereitung von Dienstreisen, Betreuung des Publikumsverkehrs, Seminarraumverwaltung)
- Unterstützung der Fachgebietsleitung bei der Budgetverwaltung und bei Beschaffungsvorgängen
- Unterstützung der Lehr
- und Prüfungsorganisation des Fachgebiets (u. a. Bearbeitung studentischer Anfragen, Organisation von Prüfungsterminen, Übermittlung von Prüfungsergebnissen)
- Pflege der fachgebietsbezogenen Onlinepräsenz

Ihr Profil
**Für die Teilnahme am Auswahlverfahren wird vorausgesetzt**:

- Abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Kauffrau/mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder langjährige Kenntnisse und Fähigkeiten im Aufgabengebiet

**Darüber hinaus sind wünschenswert**:

- Sie sind in Wort und Schrift sicher im Gebrauch der deutschen Sprache und verfügen über gute Englischkenntnisse zur Kommunikation mit ausländischen Mitarbeitenden und Studierenden.
- Sie verfügen über Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung.
- Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürosoft und -hardware und sind in der Lage, sich in andere Programme zur Umsetzung der Aufgaben effizient einzuarbeiten.
- Sie entwickeln gern eigene Ideen zur Verbesserung und sind auch bereit, diese proaktiv einzubringen und administrative Prozesse aktiv und kreativ mitzugestalten.
- Sie sind aufgeschlossen gegenüber technischen und organisatorischen Neuerungen in Ihrem Arbeitsalltag und unterstützen das Konzept des „papierlosen Büros“.
- Sie haben idealerweise Erfahrungen in der Website-Bearbeitung mit TYPO3.
- Sie sind engagiert und teamfähig, arbeiten eigenverantwortlich und gewissenhaft und überzeugen durch ein verbindliches Auftreten.

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen anhand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.
**Was wir Ihnen bieten**:

- attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
- flexibles Arbeitszeitmodell
- VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst

Von individueller Förderung mit vielseitigen Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu einer Vielzahl von Angeboten zum Thema Gesundheit und Freizeitgestaltung erwartet Sie an der TU Ilmenau ein wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität. Über ein attraktives, familienfreundliches Arbeitszeitmodell hinaus profitieren Sie von Vorteilen wie die Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen, sowie Teilnahme an den verschiedenen attraktiven Sportangeboten des Universitätssportzentrums.
Die TU Ilmenau steht auf den Gebieten Technik, Mathematik und Naturwissenschaft, Wirtschaft und Medien für Lehre und Forschung auf höchstem Niveau. Sie legt besonderen Wert auf innovative Lehre und Interdisziplinarität. Sie identifiziert sich mit den Humboldtschen Idealen und verfolgt die Vision einer weltoffenen Campus-Familie.
Die Technische Universität Ilmenau ist Träger des TOTAL E-Quality-Prädikats. Sie fordert Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.
Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Einstellung.
Die TU Ilmenau verfügt über flexible Arbeitszeitmodelle.
**Kennziffer**: 118/2024
**Bewerbungsfrist**: 03.11.2024
Für weitere Informationen stehen Ihnen Prof. Stefan Sinzinger, T