Sekretär (M/w/d)

vor 4 Wochen


Dresden, Deutschland Landeshauptstadt Dresden Vollzeit

Im Amt für Kultur und Denkmalschutz, JugendKunstschule, der Landeshauptstadt Dresden, ist die Stelle

Sekretär
(m/w/d)
Chiffre: 41230105
ab sofort befristet als Abwesenheitsvertretung zu besetzen.
Bewerbung bis: 10. Februar 2023
Arbeitszeit: Teilzeit, 20 Stunden pro Woche
Entgeltgruppe: 5 TVöD-V
Tätigkeitsbereich: Allgemeine Verwaltung

Diese Aufgaben erwarten Sie
 1. Organisation und Steuerung der Büroprozesse
1.1 Sekretariatsführung
Durchführen der Optimierung von Büroorganisation und Arbeitsabläufen, Unterstützen der Kommunikation zu Vorgängen und Sachverhalten sowie Treffen von Entscheidungen zu Prioritäten, Unterstützen der Kommunikation zwischen Vorgesetztem/Vorgesetzter und Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen
1.2 Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung
Koordinieren und Überwachen von Terminen, Wiedervorlage steuern, Einleiten erforderlicher Maß-nahmen bei Terminabweichungen, termingerecht Informationen und Arbeitsergebnisse einfordern u. bereitstellen sowie Informationen u. Dokumente zusammenstellen, Entscheiden über Dringlichkeit v. Informationen und Dokumenten sowie deren Weiterleitung, Führen der Geschäftskorrespondenz
1.3 Postbearbeitung
1.4 Informationsverarbeitung
Führen des Schriftverkehrs mit Bürokommunikationstechnik, Pflegen und Archivieren v. Dokumenten
1.5 Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen
Organisieren, Nachbereiten und Abrechnen von Dienstreisen, Organisieren, Begleiten und Nachbereiten von Veranstaltungen/Protokollierung, Zusammenstellen und Aufbereiten von Unterlagen
 2. Inhaltliche Unterstützung der fachbezogenen Aufgabenwahrnehmung
Vor
- und Nachbereiten sowie Betreuen von Sitzungen und Besprechungen nach zeitlichen u. sachlichen Vorgaben, Präsentationen entwerfen, gestalten und durchführen, Planen, Durchführen, Kontrollieren u. Bewerten von Kleinprojekten, Mitwirken bei der Planung, Durchführung u. Kontrolle v. Projekten
 3. Weitere Aufgaben
Bedarfsermittlung, Bestellung und Ausgabe von Amtsbedarf, wie z. B. Bestellung von Büromaterial o-der Möbeln und anderen Arbeitsmitteln sowie Veranlassung von ggf. notwendigen Reparaturen, Aus-führen von Funktionen und Sonderaufgaben nach Anweisung des Abteilungsleiters/der Abteilungsleiterin (wie Aufgaben des/der Schriftgutbeauftragten, Aufgaben des/der Siegelverantwortlichen)

Das bringen Sie mit
 abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren oder gleichwertig (vorzugsweise Verwaltungsfachangestellte/-r, FA/Kaufleute Bürokommunikation/Büromanagement), A-I-Lehrgang
 ein eintragungsfreies erweitertes polizeiliches Führungszeugnis nach - 30 a Bundeszentralregistergesetz (nach Aufforderung)
 geordnete wirtschaftliche Verhältnisse (keine Strafverfahren wegen Eigentums
- oder Vermögensdelikten, keine Zwangsvollstreckungsmaßnahmen)
 keine Verwandtschaft gem. - 20 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 SächsGemO zu dem Oberbürgermeister, den Beige-ordneten und dem Kassenverwalter sowie deren Stellvertretung, anordnungsbefugten Bediensteten, der Leitung sowie den Prüfer/-innen des Rechnungsprüfungsamtes und Bediensteten der Stadtkasse der Landeshauptstadt Dresden

Sie sollten darüber hinaus verfügen über
 Kenntnisse in der Bürokommunikationstechnik sowie Büroorganisation
 Kenntnisse über die Aufgaben und Verwaltungsabläufe der Stadtverwaltung
 Kommunikationsfähigkeit, geistige Flexibilität, Motivation und Sicherheit im Auftreten

Was wir bieten
 tarifliches Entgelt plus Jahressonderzahlung
 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche im Kalenderjahr
 Möglichkeit des Bildungsurlaubs, Sonderurlaubs
 Freistellung zu bestimmten familiären Anlässen
 Betriebliche Altersvorsorge (Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes)
 Familienfreundlichkeit (z. B. durch flexible Arbeitszeit)
 umfangreiche Qualifizierungsangebote
 gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres Betrieblichen Gesundheitsmanagement
 Vergünstigungen im Personennahverkehr (Job-Ticket)

Die Gleichbehandlung aller sich bewerbenden Personen ist uns nicht nur gesetzlicher Auftrag, sondern eine Selbstverständlichkeit.
Haben Sie Lust, Ihr Können und Ihre Ideen in der Landeshauptstadt Dresden einzubringen? Erfüllen Sie die Anforderungen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Unterlagen online über bewerberportal.dresden.de in deutscher Sprache. Aus Sicherheitsgründen können nur Anhänge im PDF-Format angenommen werden.

**Landeshauptstadt Dresden**

Postfach 120020
01001 Dresden

Landeshauptstadt Dresden, Haupt
- und Personalamt
Tel. 0351/488 - 0
E-Mail verfassen

Vertragstyp:
TVÖD

Berufsbereich:
Verwaltung / Hauspersonal

Vertragsbeginn:
nächstmöglich

Bewerbungsschluss:
10.02.2023



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