Teamleitung Admin

**Teamleitung Admin / Assistenz der Geschäftsleitung (gn)**

Du verfügst über eine ausgeprägte Servicementalität, bist ein Organisationstalent und behältst auch in hektischen Zeiten den Überblick? Im Umgang mit Geschäftspartnern und Kollegen überzeugst Du durch Dein freundliches und souveränes Auftreten? Du bringst erste Führungserfahrung im Backoffice mit? Dann suchen wir Dich als **„Teamleitung Admin / Assistenz der Geschäftsführung (gn)“, befristet für 12 Monate** an unserem **Standort Bingen** mit Berichtslinie an unseren Technical Director (GM).

Deine Verantwortung

Allgemeine Aufgaben
- Besuchermanagement
- Kommunikations
- / Informationsmanagement
- Postbearbeitung (auch elektronisch)
- Korrespondenz in Deutsch und Englisch nach allgemeinen Vorgaben
- Verwaltung/Weitergabe von Informationen
- Prüfung von Dokumenten vor Unterschrift)
- Aufbereiten und Versenden des Management Reports
- Versenden von Aushängen an alle Mitarbeitenden der Oerlikon Balzers Deutschland
- Telefonische Weiterleitung externer Anrufe
- Koordination der Auszubildenden am Standort
- (Fachliche) Führung der 3 Mitarbeitenden im Bereich Support Functions (Empfang, Kantine)

Fachbereichsspezifische Administration
- Reporting
- Selbstständige Analysen aktueller KPIs
- Eigenverantwortliche Weiterentwicklung der KPIs zur effizienten Analyse durch den Operations Manager
- Büromanagement
- Entscheidungsreife Vorbereitung von Geschäftsvorgängen
- Selbstständiges Erstellen und Versenden des täglichen Werkreports
- Eigenverantwortliche Informationsbeschaffung und Pflege der Bowling Charts (X-Matrix) sowie verantwortlich für die Terminkoordination zur Erstellung der Ziele durch das Management Team
- Selbstständige Dokumentenaktualisierung
- Unterstützung bei Operations Audits
- Reisemanagement
- Reiseplanung
- Reisekostenabrechnung
- Durchführung von Dienstreisen mit der Geschäftsleitung
- Buchen von Mietwagen
- Sitzungsmanagement
- Planung der Management Team Meetings
- Erstellen der Agenda
- Erstellen von Präsentationen inkl. Konsolidierung der monatlichen High-/Lowlights
- Protokollführung
- Dokumentation
- Terminnachverfolgung bei Regelterminen (z. B. bei uMatter Performance Reviews), nachfassen bei offenen Punkten

Deine Kompetenzen & Erfahrungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Bereich Assistenz, idealerweise im Bereich Operations, Quality, Controlling (Reportings); erste Erfahrung in der Mitarbeiterführung im Backoffice-Umfeld erforderlich
- Sehr gute Office-Anwenderkenntnisse (idealerweise auch Office 365) und Erfahrung mit CRM- und ERP-Systemen
- Fließende Sprachkenntnisse der deutschen und englischen Sprache
- Selbstständige, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit systematischer und analytischer Vorgehensweise
- Unternehmerisches Denken und Handeln mit analytischem und strategischem Denkvermögen, sehr gutem Zahlenverständnis sowie einem guten Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge
- Integrität, Loyalität und Diskretion sowie Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
- Prinzipielle Bereitschaft zu Dienstreisen

Dich erwarten
- Vielfältiges und breites Aufgabenspektrum, welches Dich fachlich und persönlich wachsen lässt
- Spannende und technologisch anspruchsvolle Geschäftsfelder; wir sorgen z. B. für eine Reduktion des Kerosinverbrauchs bei Flugzeugen
- Internationale, diverse und sympathische Unternehmenskultur mit Mitarbeitenden aus mehr als 93 Ländern
- Wertschätzendes und nettes Team an unserem Standort in Bingen am Rhein
- Attraktives Vergütungspaket sowie weitere Benefits (z. B. Urlaubs
- und Weihnachtsgeld, flexible Arbeitszeiten mit Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge, Kantine, PME Familienservice, Wellpass, sehr gute Verkehrsanbindung)

Hat dies Dein Interesse geweckt? Dann freue ich mich auf Deinen Lebenslauf über unser eRecruitment-System.

Kontakt

Marc Honsell

Teamlead Recruiting OSS Germany

Telefon: +49 172 722 3032

**Über uns**

Oerlikon ist eine globale Innovationsschmiede für Oberflächentechnik, Polymerverarbeitung und additive Fertigung in Schlüsselindustrien wie Luft
- und Raumfahrt, Automobil, Energie, Werkzeugbau und Textilien. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, ihre Ziele zur Leistungsoptimierung, Funktion und Nachhaltigkeit ihrer Produkte und Herstellungsverfahren zu erreichen.

Unsere Lösungen reduzieren Emissionen im Luft
- und Straßenverkehr, maximieren die Langlebigkeit und Leistung von Werkzeugen, verbessern die Energieeffizienz und fördern intelligente Werkstoffe sowie nachhaltige Polymerverarbeitung. Diese Leistungen sind unser Markenzeichen.

Bei Oerlikon leben wir Vielfalt. Dies spiegelt sich in mehr als 10 600 Mitarbeitern aus über 93 Nationalitäten und unserer Präsenz in mehr als 37 Ländern und 179 Standorten weltweit wider.

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