Assistent:in Der Abteilungsleitung

Als Assistent:in / Fremdsprachensekretär:in (w/m/d) der Abteilungsleitung am Institute of Climate and Energy Systems, Jülicher Systemanalyse (ICE-2) sind Sie ein unverzichtbarer Teil des interdisziplinären Teams, das an innovativen Lösungen für die nachhaltige Energieversorgung arbeitet. Mit Ihrem Organisationstalent und Ihrer Kommunikationsstärke tragen Sie zur effizienten Unterstützung der Abteilungsleitung bei und fördern die Vernetzung innerhalb der internationalen Wissenschaftsgemeinschaft. Werden Sie Teil eines innovativen Instituts, das Lösungen für eine nachhaltige, sichere und wirtschaftliche Energieversorgung von morgen entwickelt.

**Ihre Aufgaben**:

- Selbstständige Erledigung und Priorisierung administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Abteilungsleitungen in der Jülicher Systemanalyse
- Koordination von Anfragen und Informationsflüssen zwischen den Abteilungsleitungen
- Interne Kommunikation mit Organisationen innerhalb des Unternehmens
- Informations
- und Terminmanagement, insbesondere die Planung, Überwachung sowie inhaltliche Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen
- Qualitäts
- und Projektmanagement zur Sicherstellung effizienter Abläufe
- Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Statistiken und Auswertungen
- Kommunikationsmanagement für Webauftritt und Social Media Präsenz
- Recherche und Aufbereitung von Informationen sowie Erstellung von Präsentationen
Betreuung von nationalen und internationalen Gästen

**Ihr Profil**:

- Ein Abschluss als staatlich anerkannte:r Fremdsprachensekretär:in (w/m/d) oder gleichwertige Qualifikation bzw. Nachweis der Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau), idealerweise mit einschlägiger Berufserfahrung
- Alternativ besitzen Sie eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (w/m/d)
- Fundierte Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats-, Koordinations
- und Administrationsaufgaben
- Sicherer Umgang mit den gängigen PC-Anwendungsprogrammen (MS Office)
- Überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache
- Sehr sorgfältiger Arbeitsstil und eine strukturierte und systematische Arbeitsweise
- Ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen, vertrauenswürdigen Zusammenarbeit sowie verbindliche Umgangsformen
Hohes Maß an Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft

**Unser Angebot**:
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

- Einen großen Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleginnen und Kollegen sowie zum sportlichen Ausgleich neben der Arbeit bietet
- Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
- Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
- Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik
- Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z.B. im Homeoffice
- Flexible Arbeitszeitmodelle sowie eine Vollzeittätigkeit, die auch vollzeitnah ausgeübt werden kann
30 Tage Urlaub sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.