Office Assistant

vor 3 Monaten

Frankfurt am Main, Deutschland PTC THERAPEUTICS Vollzeit

Job Description Summary:
Founded in 1998, PTC Therapeutics is a global biopharmaceutical company focused on discovery, development and commercialization of innovative treatments that bring benefits to patients suffering from rare diseases.

For more than 25 years, PTC have been harnessing its scientific platforms to deliver a number of life-changing therapies to patients that address the underlying cause of multiple rare diseases.

PTC has a footprint in more than 50 countries and offices in 20 countries around the world.

The Office Assistant is responsible for providing administrative support to ensure efficient operation of the local PTC office. He/she will support senior level colleagues through a variety of administrative and project related tasks.

The incumbent works cross-functionally with internal departments and external resources on administrative issues. The Office Assistant supports adherence to relevant regulatory requirements and company Standard Operating Procedures (SOPs) as appropriate.

Job Description:
Responsibilities of the role include:

- Provides high-level administrative support to the Cluster team and Medical Director or other senior level management; may provide administrative support to global cross functional teams, as needed.
- Assists in the creation of documents, memos, reports, spreadsheets and presentation material as needed, and requested, by department members and/or department head.
- Schedules, plans, coordinates meetings and teleconferences involving internal team members and external guests. This includes, but is not limited to: conference room reservations and preparation, organization/distribution of meeting materials, arrangement of catering, etc.
- Routine filing, shipping, phone duties.
- Maintains office services by organizing office operations and procedures; maintains office efficiency by planning and implementing office systems, layouts, and equipment procurement.
- Receives and immediately forwards all phone calls and information concerning Complaints, Quality Issues and/or Adverse Events to the Qualified Person or his/her Deputy.
- Contract Preparation with HCPs (consulting agreements, speaker agreements etc.) and Organisations.
- Coordination and cooperation with relevant agencies (medical and marketing agencies/) - such as Poster creation, Requests for proposals and print coordination including budget controlling.
- Organises Congresses, Educational Meetings and Advisory Boards.
- Ad hoc requests and projects may occur.

Requirements for the role include:

- Typically requires 5 years+ successful experience providing high-level administrative support to director level roles preferably in a commercially-focused, global organization e.g., commercial, clinical, regulatory operation in the pharmaceutical, biotechnology or related environment. Specialist administrative courses/education is preferred.
- Fluency German is essential (written and spoken)
- English is essential (written and spoken) with ability to communicate effectively with colleagues outside of the local country in English.
- Typically requires a minimum of 5 years of related experience providing high-level administrative support to director level executives preferably in a commercially focused, global organization e.g., commercial, clinical, regulatory operation in the pharmaceutical, biotechnology or related environment. Bachelor’s degree is preferred.
- Demonstrated ability to accurately, efficiently and effectively manage multiple calendars, global travel itineraries and special projects.
- Demonstrated proficiency using the advanced functionality of Microsoft Office (Power Point, Excel and Word).
- Ability to work independently and collaboratively, as required, in a fast-paced, matrixed, team environment consisting of internal and external team members.
- Analytical thinker with excellent problem-solving skills and the ability to adapt to changing priorities and deadlines.
- Excellent planning, organization and time management skills including the ability to support and prioritize multiple projects.
- Ability to handle confidential information with discretion.
- Must be able to commute to the Frankfurt office daily. Home office option a possibility.

Travel requirements

10-25%

EEO Statement:

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine Executive Assistant mit ausgeprägten Fähigkeiten in der Unterstützung von Führungskräften. Die richtige Persönlichkeit wird Teil unseres globalen Teams und unterstützt in den Executive Search Projekten.Als Executive Assistant zeichnest du für die Organisation und Verwaltung von Geschäftsprozessen verantwortlich. Du...

  • Executive Assistant, Business Partner to C-level

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Die E3 Gruppe ist eine mittelständische Unternehmensgruppe, die ihren Kunden das gesamte Portfolio des modernen Live-Marketings im Messe - und Eventbereich anbietet. Das breite Spektrum an Consulting und Execution-Brands für Bluechip Kunden, führende mittelständische Unternehmen oder Event-Agenturen reicht von globalen Kreativleistungen über...

  • Executive Assistant, C-level Support

    vor 3 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Direkteinstellung in Vollzeit Die E3 Gruppe ist eine mittelständische Unternehmensgruppe, die ihren Kunden das gesamte Portfolio des modernen Live-Marketings im Messe - und Eventbereich anbietet. Das breite Spektrum an Consulting und Execution-Brands für Bluechip Kunden, führende mittelständische Unternehmen oder Event-Agenturen reicht von globalen...

  • Office Assistant/ Verwaltungskoordinator

    vor 2 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Unique Personalservice GmbH Professionals Vollzeit

    Unique Professionals gehört zu den erfolgreichen Spezialisten Europas im Bereich Office. Mit einem breiten Spektrum an kaufmännischen Jobs bieten wir Ihnen eine sichere Perspektive für Ihre berufliche Zukunft. Gute Bezahlung und ein Plus an Zusatzleistungen sind bei uns selbstverständlich. Hier erleben Sie mehr Abwechslung und erweitern Ihr Know-how. Wir...

  • Office Assistant

    vor 2 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Unique Personalservice GmbH Professionals Vollzeit

    Sind Sie bereit für eine berufliche Veränderung? Unique Professionals bietet Assistenzen, Fach - und Führungskräften im kaufmännischen Bereich viele Möglichkeiten einer direkten Festanstellung bei renommierten Unternehmen. Als einer der erfolgreichen Spezialisten in Europa bringen wir Mensch und Arbeit passgenau zusammen. **Wir suchen im Rahmen der...

  • Office assistant

    vor 6 Monaten

    Frankfurt, Deutschland Deta Elis Europe Gmbh Vollzeit

    Medical equipment and food supplements Tasks We are looking for office assistant in Frankfurt. Preferably male and already located in Germany. Requirements Skills required: German B2 and higher (for customers) , second language needed is Russian, English or Greek (to communicate with colleagues) . Basic computer skills. It's full time job 5 days a week 8...

  • Office assistant

    vor 6 Monaten

    Frankfurt, Deutschland Deta Elis Europe Gmbh Vollzeit

    Medical equipment and food supplements Tasks We are looking for office assistant in Frankfurt. Preferably male and already located in Germany. Requirements Skills required: German B2 and higher (for customers) , second language needed is Russian, English or Greek (to communicate with colleagues) . Basic computer skills. It's full time job 5 days a week 8...

  • Office assistant

    vor 4 Monaten

    Frankfurt, Deutschland Deta Elis Europe Gmbh Vollzeit

    Medical equipment and food supplementsTasksWe are looking for office assistant in Frankfurt. Preferably male and already located in Germany.RequirementsSkills required: German B2 and higher (for customers) , second language needed is Russian, English or Greek (to communicate with colleagues) . Basic computer skills. It's full time job 5 days a week 8 hours.

  • Assistant Account Officer

    vor 2 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Robert Half Vollzeit

    **Assistant Account Officer (w/m/d)** **gesucht** - Wir suchen für unseren Kunden, ein Unternehmen im Finanzsektor mit Sitz in Frankfurt am Main, zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen **Assistant Account Officer (w/m/d)**. Der Einstieg erfolgt im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung, dabei erhalten Sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag von Robert Half. Die...

  • Office Assistant

    vor 3 Wochen

    Frankfurt am Main, Deutschland AVASK ACCOUNTING & BUSINESS CONSULTANTS Vollzeit

    **Role**: Office Assistant **Department**: Operations **Location**: Frankfurt (on-site) **Salary**:from €35,000 We are currently recruiting for a **native **or** Business** **proficient / fluent German** speaking Administrators to provide efficient assistance and administrative support to the team. **Responsibilities** - Assist Director of Tax...

  • Assistant

    vor 5 Monaten

    Frankfurt Am Main, Deutschland BI International GmbH Vollzeit

    **The Position**: The One Medicine Community is a global community of over 5000 professionals who work together within the Human Pharma organization at Boehringer Ingelheim. We collaborate effectively and are inspired by, informed by, and dedicated to patients. Our One Medicine Vision is to turn patient-focused innovations into life-changing treatments. We...

  • Executive Assistant, Business Partner to C-Level,

    vor 4 Wochen

    Frankfurt, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Die E3 Gruppe ist eine mittelständische Unternehmensgruppe, die ihren Kunden das gesamte Portfolio des modernen Live-Marketings im Messe- und Eventbereich anbietet. Das breite Spektrum an Consulting und Execution-Brands für Bluechip Kunden, führende mittelständische Unternehmen oder Event-Agenturen reicht von globalen Kreativleistungen über...

  • Office Assistant

    vor 6 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland IPONTIX CORPORATE FINANCE Beratungsgesellschaft mbH Vollzeit

    Wir sind eine eigentümergeführte Unternehmensberatung mit einem 15-köpfigen Team und zwei Büros in Frankfurt am Main und in Bremen. Unser Schwerpunkt liegt seit unserer Gründung im Jahr 2000 in der Beratung mittelständischer, oftmals familiengeführter Unternehmen im deutschsprachigen Raum, in allen Fragen rund um das Thema Unternehmensfinanzierung und...

  • Office Assistant/ Verwaltungskoordinator

    vor 2 Monaten

    Frankfurt, Deutschland Unique Personalservice GmbH Professionals Vollzeit

    StellenbeschreibungUnique Professionals gehört zu den erfolgreichen Spezialisten Europas im Bereich Office. Mit einem breiten Spektrum an kaufmännischen Jobs bieten wir Ihnen eine sichere Perspektive für Ihre berufliche Zukunft. Gute Bezahlung und ein Plus an Zusatzleistungen sind bei uns selbstverständlich. Hier erleben Sie mehr Abwechslung und...

  • Front Office Assistant

    vor 6 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland eGroup Vollzeit

    **Front Office Assistant / Empfangsmitarbeiter:in (w/m/d) für unseren Office Club Frankfurt - unbefristet in Teilzeit** Du hast Lust auf ein erfolgreiches Business Center & Coworking-Unternehmen? Wir sind auf der Suche nach enthusiastischen, motivierten deutsch - und englischsprachigen Empfangsmitarbeiter:innen für unseren Standort in Frankfurt (m/w/d) in...

  • HR Assistant

    vor 4 Wochen

    Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland FE fundinfo Vollzeit

    HR Assistant Role OverviewAs an HR Assistant at FE fundinfo, you will play a pivotal role in supporting the HR life cycle, from onboarding to offboarding. This includes employment contracts, references, and certificates. You will also oversee the HR Team Inbox and serve as a point of contact for HR-related requests.Key ResponsibilitiesSupport the HR life...

  • Front Office Assistant

    vor 6 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland ebuero AG (eGroup) Vollzeit

    **Front Office Assistant / Empfangsmitarbeiter**: in (w/m/d) für unseren Office Club Frankfurt - unbefristet in Teilzeit Du hast Lust auf ein erfolgreiches Business Center & Coworking-Unternehmen? Wir sind auf der Suche nach enthusiastischen, motivierten deutsch - und englischsprachigen Empfangsmitarbeiter: innen für unseren Standort in Frankfurt (m/w/d)...

  • Office Assistant

    vor 6 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland IPONTIX CORPORATE FINANCE Beratungsgesellschaft mbH Vollzeit

    Wir sind eine eigentümergeführte Unternehmensberatung mit einem 15-köpfigen Team und zwei Büros in Frankfurt am Main und in Bremen. Unser Schwerpunkt liegt seit unserer Gründung im Jahr 2000 in der Beratung mittelständischer, oftmals familiengeführter Unternehmen im deutschsprachigen Raum, in allen Fragen rund um das Thema Unternehmensfinanzierung und...

  • Office Assistant

    vor 5 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Safetec GmbH Vollzeit

    **Globalis Industrial Services** ist ein Start-Up, welches besondere Montagedienstleistungen für Projekte in Deutschland und Europa anbietet. Die Einsatzgebiete reichen von der Kerntechnik über Erneuerbare Energien bis hin zu industriellen Anwendungen. Wir sind ein junges und internationales Team und erwarten ein starkes Wachstum in den nächsten...

  • Team Assistant/ Office Administrator

    vor 5 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Activum SG Advisory Vollzeit

    An exciting opportunity has now arisen to join the Frankfurt team as a Team Assistant on a part time basis. **Responsibilities** Your main tasks will comprise: - Team support - this includes scheduling appointments, managing calendars, booking meeting rooms, preparing agenda and minutes, coordinating and booking travel, managing expenses and keeping the...