Assistenz Für Die Fachbereichsverwaltung

Stellenausschreibung

**Referenz-Nr.**:
008/2024

Die Hochschule Magdeburg-Stendal ist mit ca. 5.300 Studierenden und mehr als 500 Beschäftigten eine mittelgroße Hochschule im Herzen Sachsen-Anhalts. Unsere Standorte in Magdeburg als frühere Kaiserresidenz und heutige Landeshauptstadt sowie in der Altmarkstadt Stendal als Hauptstadt der Backsteingotik und Geburtsstadt Winckelmanns waren seit jeher bekannt für ihre kreative Sphäre und bieten auch heute beste Studien-, Arbeits
- und Lebensbedingungen. In einem interdisziplinären Umfeld von ingenieur-, wirtschafts-, gesundheits
- und humanwissenschaftlichen Fächern halten wir moderne und innovative Studienangebote vor und leben eine hohe Qualitätskultur, die im Leitbild verankert ist.

Für unser engagiertes Team suchen wir am Standort Magdeburg am Fachbereich Wasser, Umwelt, Bau und Sicherheit (WUBS) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
- Assistenz für die Fachbereichsverwaltung (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet und auf Vollzeit (40h/Woche) ausgelegt. Unter bestimmten Bedingungen ist die Stelle auch teilzeitfähig (min. 30 h/Woche). Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Für die verantwortungsvollen Aufgaben bieten wir Ihnen bei Vorliegen der entsprechenden tariflichen Voraussetzungen eine Eingruppierung bis in die Entgeltgruppe 6 TV-L, ein familienfreundliches und gesundheitsförderndes Arbeitsumfeld sowie flexible Arbeitszeiten, effektive Fortbildungs
- möglichkeiten und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.

Die Hochschule Magdeburg-Stendal stellt sich im Wettbewerb um Studierende und Beschäftigte den Herausforderungen an eine moderne, innovative und leistungsstarke Wissenschaftseinrichtung. Mit ihrem Lehr-, Forschungs
- und Transferprofil als Hochschule für angewandte Wissenschaften wird eine stabile Etablierung im nationalen und internationalen Markt angestrebt.

**Ihre Aufgaben**:
Allgemeine und fachbereichsspezifische Verwaltungsaufgaben
- Assistenz
- und Vorzimmertätigkeiten im Dekanat, Termin
- und Raumkoordinierung im Fachbereich (v. a. Raumplanung, aber auch Unterstützung bei bspw. Stunden
- und Prüfungsplanung)
- Postbearbeitung und Aktualisierung von Aushängen (analog und digital)
- Vorbereitung und Begleitung von Fachbereichs-, Dekanats
- und Projektsitzungen
- Vorbereitung und Betreuung von Veranstaltungen, Tagungen, Sommerschulen inkl. Protokollführung und Versorgung der Gäste
- Bearbeitung von Anfragen von Studierenden, Honorarkräften, Besuchern usw.
- Verwaltung der Schlüssel, des Lagers für Bürobedarf und des Archivs
- Verwaltung der Wahlpflichtfächer und studentischen Tutorien pro Semester und Studiengang
- Koordinierung und Unterstützung bei Renovierungs-, Beräumungs
- und Entsorgungsvorgängen

Vorbereitung von Personal
- und Honorarangelegenheiten
- Begleitung der Einstellung und/oder Verabschiedung von (Projekt-)Mitarbeitern
- Zusammenstellung von Unterlagen für die Arbeitsverträge studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte sowie Praktikanten und Lehrbeauftragten (enge Zusammenarbeit mit dem Bereich Personal)
- Organisation und Unterstützung der Stundenabrechnungen von Lehrkräften und studentischen Mitarbeitern, Praktikantenverwaltung
- Unterstützung bei der Organisation und Abrechnung von Gastvorträgen

Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen und Rechnungen
- Beschaffung und Ausgabe des Büromaterials inkl. der Unterstützung bei Bestellungen
- Inventarisierung und Durchführung von Inventuren

Haushalts
- und Drittmittelbearbeitung
- Unterstützung bei den Drittmittelaktivitäten des Fachbereichs (Dokumentation der Drittmittelanzeigen und Zuwendungsbescheide des Fachbereichs)
- Unterstützung bei der Beantragung von Exkursionen und Exkursionsmittel

**Ihr Profil**:

- abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich, Englischkenntnisse wünschenswert
- anwendungsbereite Kenntnisse im Umgang mit Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Verantwortungsbewusstsein und Organisationstalent
- ausgeprägte Service
- und Dienstleistungsbereitschaft
- Kommunikations
- und Teamfähigkeit, selbstständige Arbeitsweise

Die Hochschule Magdeburg-Stendal ist bestrebt, den Anteil von Frauen am Personal zu erhöhen. Wir freuen uns daher ausdrücklich über die Bewerbung entsprechend qualifizierter Frauen. Die Hochschule Magdeburg-Stendal ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert und unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf in vielfältiger Weise. Bewerber: innen (m/w/d) mit Schwerbehinderung werden bei gleicher fachlicher Eignung und Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Bei Fragen zur ausgeschriebenen Stelle können Sie sich gern an den Dekan Prof. Dr.Ing. Torsten Schmidt (E-Mail: ) wenden.

Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Zeugnissen, Referenzen und Nachweisen Ihrer beruflichen Expertise. Bitte nutzen Sie unser Online-