Bürokoordinator:in Mit Schwerpunkt Mail- Und

Das SHT Planungsbüro ist ein kleines, mittelständisches Unternehmen im Bereich der Bauplanung, Energieberatung und technischer Gebäudeausrüstung und bietet seinen Kunden hochwertige Dienstleistungen an. Wir suchen eine motivierte und engagierte Bürokraft, die unser Team unterstützt und über ausgeprägte Fähigkeiten im Mail
- und Projektmanagement verfügt. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat zeigt Interesse daran, technische Themen zu verstehen und die Zuordnung von Projekten zu erleichtern. Des Weiteren sollte die Bürokraft Erfahrung in der Nachverfolgung von Anträgen im Bereich Energieberatung, KFW (Kreditanstalt für Wiederaufbau) und BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) haben. Die Rechnungsprüfung ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil dieser Position.

Aufgaben
- Effizientes Mailmanagement: Überwachung des E-Mail-Posteingangs, Sortierung und Priorisierung von eingehenden E-Mails, Weiterleitung an die entsprechenden Ansprechpartner, eigenständige Bearbeitung, Verwaltung von Terminen und Erinnerungen.
- Projektmanagement-Unterstützung: Erfassen und Aktualisieren von Projektdaten, Überwachung des Projektfortschritts, Kommunikation mit Projektteams und Stakeholdern, Vorbereitung und Erstellung von Berichten.
- Technisches Verständnis: Interesse an technischen Themen und Fähigkeit, komplexe technische Informationen zu verstehen und zu verarbeiten, um eine effektive Projektzuordnung zu ermöglichen.
- Nachverfolgung von Anträgen: Überwachung der Anträge im Bereich Energieberatung, KFW und BAFA, Verfolgung des Status, Koordination mit relevanten Parteien, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
- Rechnungsprüfung: Überprüfung von eingehenden Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit, Abgleich mit den entsprechenden Verträgen und Vereinbarungen, Bearbeitung von Unstimmigkeiten und Klärung mit den Lieferanten oder ausführenden Firmen.

Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Erfahrung in der Büroorganisation und -koordination
- Gute Kenntnisse in MS Office und gängigen Büroanwendungen
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise
- Erfahrung im Mail
- und Projektmanagement, idealerweise in einem Büro
- oder Unternehmensumfeld
- Technisches Interesse und die Fähigkeit, komplexe technische Informationen zu verstehen
- Kenntnisse im Bereich Energieberatung, KFW und BAFA sind von Vorteil
- Sorgfältige Arbeitsweise, Genauigkeit und Aufmerksamkeit für Details

**Benefits**:
Als Mitarbeiter wirken Sie aktiv bei der Energiewende mit und tragen einen Beitrag zur Klimaumgestaltung bei.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Gerne bieten wir auch Teilzeit-Modelle und flexible Arbeitszeiten.