Dekanatsassistenz

Dekanatsassistenz
- EinrichtungFakultät für Wirtschafts
- und Sozialwissenschaften
WertigkeitEGR. 9A TV-L
Arbeitsbeginnschnellstmöglich, unbefristet
Bewerbungsschluss29.03.2024
Arbeitsumfangteilzeitgeeignete VollzeitstelleAufgabengebiet
- Büroorganisation und -administration:

- E-Mail
- und Telefonkommunikation in deutscher und englischer Sprache
- Dokumentablage und -archivierung
- Terminkoordination
- Bedarfsanforderungen im Rahmen von Beschaffungen
- Reiseplanung etc.
- interne/externe sehr unterschiedliche Anfragen (national und international) bearbeiten und weitergeben, einschließlich Fristenkontrolle und Sicherstellung von Rückmeldungen
- Protokolle von internen Besprechungen (in Vertretung auch von Gremiensitzungen) erstellen sowie deren Nachverfolgung
- unterschiedliche Veranstaltungen vor
- und nachbereiten
- Assistenztätigkeit für das Dekanat, insbesondere das Controlling der Sachmittelbudgets des Dekanats sowie Personalmanagement-Aufgaben des Dekanats und der Verwaltungsleitung unterstützen
- textliche Beiträge, Präsentationen und Tabellen in deutscher und englischer Sprache erstellen sowie deren Qualität sicherstellen
- studentische Angestellte führen, einschließlich Ausschreibung, Auswahl, Besetzung, Arbeitsplanung, Schulungen, Prüfung der Arbeitsergebnisse
- Geschäftsprozesse im Aufgabenbereich qualitätssichern und weiterentwickeln
- weitere administrativ unterstützende Tätigkeiten für das Dekanat und die Verwaltungsleitung

Einstellungsvoraussetzung
- abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder
- gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten
- mehrjährige Berufserfahrung mit förmlicher Korrespondenz, Kund:innen-Kommunikation und administrativen Aufgaben, idealerweise in Verwaltung oder Hochschule
- sehr gute Kenntnisse über die Aufgaben und Zuständigkeiten einer Fakultät und einer Universität
- stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, verhandlungssichere Englischkenntnisse
- gründliche und umfassende Kenntnis und Erfahrung mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) sowie SAP SRM
- betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse sowie Kenntnisse in einschlägigen Regelungen des Bundes und des Landes
- Vertrautheit mit Projektarbeit sowie Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Institutionen
- selbständige und strukturierte Arbeitsweise
- hervorragende Organisations
- und Kommunikationsfähigkeiten, hohes Maß an sozialen Kompetenzen, insbesondere Empathie und Teamfähigkeit
- Zuverlässigkeit, hohe Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft

Wir bieten Ihnen
- Sichere Vergütung nach Tarif
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Attraktive Lage
- Flexible Arbeitszeiten
- Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Gesundheitsmanagement
- Beschäftigten-Laptop
- Mobiles Arbeiten
- Bildungsurlaub
- 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts
- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. - 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

Hinweis zur Bewerbung

Kontakt

Dr. Stephan Michel

+49 40 42838-2183

Prof. Cord Jakobeit

+49 40 42838-4918

Kennziffer
- 200/6Standort

Von-Melle-Park 9
20146 Hamburg

Bewerbungsschluss
- 29.03.2024Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen ausschließlich über das Online-Bewerbungsformular.

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