Assistenz Der Geschäftsführung

Stellenausschreibung | Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d), Teilzeit

WIR SUCHEN

Ab sofort eine/n engagierte/n Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) in Teilzeit als Rückhalt unseres Teams in unserem Wildauer Büro direkt auf dem Hochschulcampus am S-Bahnhof Wildau.

Du bist auf der Suche nach einer gut bezahlten Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten und abwechslungsreichen Aufgaben?

Bewirb Dich und werde Teil unseres Teams der VAN BRAMBORG Eventcatering GmbH.

WER WIR SIND?

**Das Wichtigste vorab**: Wir liefern Caterings. Wir organisieren Events. Wir vermieten Eventausstattung. Wir sorgen für Unterhaltung. Unser oberstes Ziel: Glückliche Gäste. Zufriedene Kunden. Schöne Momente, die lange in Erinnerung bleiben.

Wir sind ein Cateringunternehmen mit Sitz in Königs Wusterhausen und Büro in Wildau an der Technischen Hochschule mit Anschluss zur Berliner S-Bahn. Die Planung sowie Durchführung von Privat
- und Firmenveranstaltungen jeglicher Art und Größe in Berlin und Brandenburg sind seit über 10 Jahren unser Spezialgebiet.

Neben unseren Caterings, sind wir für Eventausstattung in der Region bekannt. Wir liefern Mobiliar, Zelte, Bühnen, Technik, Personal und Unterhaltung.

Du arbeitest als Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei laufendem Tagesgeschäft. Du hast die Übersicht im Personalmanagement, hältst Absprachen sowie Fristen ein und hast den Jahreskalender im Blick. Du bist sicher im Umgang mit Menschen und sorgst für die Umsetzung neuer Strukturen und Prozesse im Unternehmen. Dabei hast Du die Möglichkeit, Deiner Kreativität freien Lauf zu lassen, und dabei eigene Ideen und Erfahrungen mit einzubringen. Nach einer umfangreichen Einarbeitung hast Du die Möglichkeit, die Arbeitszeit flexibel zu gestalten und auch über einen Home Office Zugang zu arbeiten. Wir verzeichnen ein gesundes Wachstum und bauen unseren Kundenstamm stetig aus. Werde Teil unserer Erfolgsgeschichte und gestalten die Prozesse aktiv mit.

Aufgaben

WAS ERWARTET DICH?

Als Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) in Teilzeit hältst Du dem Team den Rücken frei und übernimmst dabei folgende Aufgaben:
Büroorganisation & Verwaltung
- Austausch mit der Geschäftsführung
- Digitalisierung zur Vereinfachung von Arbeitsabläufen
- Überblick und Beschaffung von Equipment und Arbeitsmaterialien
- Bestellungen Werbematerial
- Dokumentation und Ablage
- Rechercheaufgaben und Erstellen von Entscheidungsgrundlagen
- Posteingang verwalten und Ablagesystem erstellen
- Versicherungen überprüfen/verwalten
- Sauberkeit und Ordnung im Büro, damit sich unsere Gäste wohlfühlen

Buchhaltung, Finanzen & Lohnbuchhaltung
- monatliche vorbereitende Buchführung
- Rechnungen überprüfen (und überweisen)
- Lohnabrechnung
- Absprachen mit Steuerberater und Lohnbüro
- Mahnwesen und Zahlungserinnerungen

Personalmanagement
- Identifizierungen von Kanälen der Mitarbeitergewinnung
- Erarbeitung von Stellenausschreibungen
- Bewerbungsmanagement
- Erstellen von Arbeitsverträgen
- Erstellen von Dokumenten und Vorlagen, welche Struktur/Personal/Stellenbeschreibungen betreffen
- Struktogramme/Ablaufpläne
- Urlaubsanträge
- Stellenbeschreibungen
- Verwaltung von Urlaubs-, Krankheit
- und Freitage
- Versand/Ablage von Personalfragebogen/Arbeitsanweisungen
- Vorbereitung der Lohnabrechnung
- Geburtstage/andere persönliche Anlässe im Blick haben
- Organisation von Präsenten (Mitarbeiter)
- Arbeitsschutz/Gültigkeit Hygienepässe im Blick behalten
- Beschaffung von Arbeitskleidung
- Arbeitsstunden dokumentieren/erfassen
- Vorbereitung & Durchführung Schulungen (in Zusammenarbeit mit GF)
- Vorbereitung & Planung von Personalevents

Eventmanagement/Kundenbetreuung
- Reaktion auf Anfragen (schriftlich und telefonisch)
- Unterstützung der Vorbereitung
- Personalbeschaffung
- Buffetschilder erstellen
- Nachbereitendes Kundentelefonat
- Abfrage Zufriedenheit
- Wunsch Rezension
- Ankündigung der Rechnungserstellung

Kunden
- und Partnerbindung
- Weihnachtspräsente versenden

Sonstige
- Mitarbeit an kreativen und strukturellen Prozessen

Qualifikation

WAS BRINGST DU MIT?
- Abgeschlossene Berufsausbildung
- Mindestens 3 Jahre Erfahrungen in der Verwaltung, als Assistenz der Geschäftsführung und/oder Personalwesen
- Führerschein
- Spaß am Umgang mit Menschen
- Freundlich
- & Teamfähigkeit
- Einbringen von eigenen Ideen
- Interesse an Digitalisierung und „Künstliche Intelligenz“
- Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten
- Lösungsorientiertes Handeln
- Kontaktfreudigkeit & Aufgeschlossenheit

**Benefits**:
WAS BIETEN WIR?
- Abwechslungsreiche Aufgaben
- Ein junges und aufgeschlossenes Team
- Faire Bezahlung und wertschätzende Arbeitsatmosphäre
- Flexible Arbeitszeiten
- Arbeitslaptop und Arbeitshandy
- Möglichkeit für Home Office
- Persönliche Entwicklung und Verantwortung
- Möglichkeit zur langfristigen Zusammenarbeit

Du bist neugierig geworden? Dann sende uns eine kurze E-Mail mit deinen Kontaktda