Büroassistenz Im Amtsleiterbereich

**Ausschreibungsschluss**:
23.11.2023**Institution / Bereich**:
Amt für Gebäudemanagement**Entgeltgruppe / Beamtenbesoldung**:
E 6**Vollzeit / Teilzeit**:
Vollzeit**Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Amt für Gebäudemanagement eine Büroassistenz im Amtsleiterbereich (m/w/d).**

Das Amt für Gebäudemanagement der Stadt Leipzig übt die Funktionen als Dienstleister für kommunale Hochbauten, für die Werterhaltung kommunaler Hochbauten und Außenanlagen der dazugehörigen kommunalen Grundstücke und deren Energieversorgung aus. Es ist für die Bewirtschaftungsaufgaben für bürogenutzte Verwaltungsgebäude, kommunale Schulen, Kindertagesstätten und Offene Freizeittreffs verantwortlich.

Das bieten wir

eine unbefristete, nach der Entgeltgruppe 6 TVöD bewertete Stelle in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte)

einen Arbeitsplatz im Herzen einer von hoher Lebensqualität, sozialer und kultureller Vielfalt geprägten Stadt mit mehr als 600.000 Einwohnerinnen und Einwohnern

flexible Arbeitszeitmodelle

Möglichkeit, tageweise im Homeoffice oder mobil zu arbeiten

30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr

vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten

zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr

eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung

ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe

Mental Health Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung

ein kollegial agierendes Team mit wertschätzenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Das erwartet Sie

Erledigung der internen und externen Geschäftskorrespondenz

Unterstützung des Amtsleiters sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Amtsleiterbereich durch diverse Zuarbeiten, beispielsweise das Aufbereiten von Unterlagen, Informationen und Dokumenten

Überwachung termingerechter Zuarbeiten, Nachhalten von Arbeitsaufträgen, auch in der elektronischen Vorgangsbearbeitung

Dokumentation von Vorgängen und Protokollführung bei allen erforderlichen Beratungen der Amtsleitung und Stabsstellen

Gremien
- und Vorlagenarbeit

Koordination der Fort
- und Weiterbildungsmaßnahmen

Koordination des Einsatzes von Studentinnen und Studenten sowie von Praktikantinnen und Praktikanten im Amt

Vorbereitung von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen in Zusammenarbeit mit der zentralen Reisestelle

Erteilung von Auskünften zum Aufgabenportfolio des Amtes und den Zuständigkeiten in den Fachbereichen des Amtes

Raumplanung für Beratungen einschließlich der jeweils erforderlichen Ausstattung des Raumes

Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs

Aktenführung im Sekretariat einschließlich Ablage, Wiedervorlage und Archivierung

Das bringen Sie mit

eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder Bürokauf-frau/-mann

anwendungsbereite Kenntnisse in den gängigen Office-Programmen

teamorientiertes Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe

Flexibilität, Belastbarkeit, Verantwortungsbereitschaft, Team
- und Kooperationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität

sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit

sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und korrektes Auftreten im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern

ausgeprägte Serviceorientierung, freundliches und sicheres Auftreten

Hinweise

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Ihre Bewerbung

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf **Ihre Bewerbung** mit:
Bewerbungsschreiben

tabellarischem Lebenslauf

Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation

wünschenswert sind Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung die **Stellenausschreibungsnummer 65 11/23 49** an und nutzen Sie dafür das Online-Bewerber-Portal der Stadt Leipzig.

Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Christiane Hähle, Telefon: 0341 123-2799.

Ausschreibungsschluss ist der **23. November 2023**.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung