Administrative Specialist

vor 1 Monat

Bonn, Deutschland FSC Global Development GmbH Vollzeit

**The Mission**

To effectively meet the challenge of protecting the world's forests, we are committed to ensuring we have the world's most skilled people working with us. This commitment extends to everyone that works in FSC around the world: from those that lead the design of policies and standards, to those that roll out those same policies and standards on the ground, and to those that provide us with backbone to do our work.

Are you a detail-oriented, organized, and proactive individual with a passion for administrative excellence who is ready to make an impact? If so, we invite you to join our dynamic team at FSC as an **Administrative Specialist.**

We are seeking not just one but five talented new colleagues to support different units in our organization, i.e., Communications, Marketing, Engagement and Technology Unit. So, if you fit at least 70% of the description, we encourage you to apply

**The Scope**

You will play a crucial role in ensuring the efficient functioning of the unit by managing external relationships, handling financial processes, coordinating events, and providing general administrative support.

**Main Roles and Responsibilities**
- Function as a central point of contact for external correspondence and general enquiries relating to the work of the Unit.
- Support and coordinate administrative processes, such as:

- invoice processing including receipt and verification, execution of approval workflows and monitor payment processing.
- contract management, covering documentation preparation, alignment with legal department for contract compliance, monitor and alert renewals and terminations.
- preparation, coordination and execution of unit and project meetings, trainings, and conferences (logistics, meeting set up, taking minutes etc.).
- Maintaining unit information resources and databases (suppliers, contracts, unit calendars, unit distribution lists, unit media lists, etc.).
- Arranging for translation of written materials, maintain a database of translators and translation glossaries (translation database) and liaise with consultants, such as translators and writers, and to keep track of multiple assignments.
- Depending on which unit you will work with, you may be involved unit specific content-related work on e.g., Communications (support with Social Media and Stories), Technology, Engagement, Marketing.
- Assist with the maintenance and curation of unit content placed on FSC Intranet and the FSC Open Knowledge Repository (Specific to Technology unit).

**Qualification, Experience and Skills**
- **Education and Training**:

- University degree or equivalent vocational training or experience in a relevant field, for example, office administration, communications or media relations, or technology fields as computer science.
- **Working Experience, Style and Skills**:

- At least 2 years' relevant professional experience.
- Eagerness to contribute and learn and openness to feedback.
- Strong organizational, administrative and time management skills, ability to multitask.
- A keen sense for diligence and accuracy.
- Solutions and service-oriented attitude to work.
- **Computer Skills**Good skills in the use of/experience with:

- Strong skills in standard software packages (MS Office).
- Database management platforms, Flows, SharePoint, and Office Suite are a plus.
- **Language and Communication Skills**:

- Fluency in English (spoken and written)
- Working knowledge of German/French/Spanish (spoken and written) is a plus.
- Ability to establish and maintain positive interpersonal relations.
- **Others**:

- Demonstrated cultural awareness and sensitivity to the diversity of values, views, and approaches to issues relevant to the FSC program by stakeholders around the world.

**Why Join FSC in Bonn, Germany?**
- Be part of a globally recognized organization at the forefront of sustainable forestry—and contribute to the mission to help protect the world's forests.
- Play an active role in the FSC International Secretariat.
- Benefit from cross-cultural collaboration and networking opportunities by working in a dynamic, inclusive, and diverse international culture with over 60 nationalities represented under one roof.
- Enjoy comprehensive benefits, including relocation assistance if needed, and investment in training and development opportunities (e.g., LinkedIn Learning, Learning Lunches and more) to advance your career.
- Explore the vibrant federal city of Bonn, home to Beethoven, Haribo, and the beautiful Rhein River promenade including many urban parks and close access to nature. As Germany's UN City and second capital, Bonn is an international city with a rich cultural heritage, recently celebrating its 2000th anniversary. Learn more about the city or take a virtual stroll.
- Embrace work-life balance: beyond Bonn's borders, unlock Europe's wonders with 30 working days of vacation at your disposal. Whether it's skiing in the Swiss Alps or basking in the sun on Mediterr

  • Procurement Specialist

    vor 1 Monat

    Bonn, Deutschland Dedalus SA Vollzeit

    Vous souhaitez donner du sens à votre métier ? Vous voulez contribuer à l'amélioration de nos soins de santé ? Alors rejoignez notre équipe! Kaum eine andere Branche entwickelt sich so rasant wie aktuell die IT-Healthcare. Allein dieses Argument könnte schon spannend genug sein. Dennoch finden wir es noch spannender, für unsere Kunden jeden Tag...

  • Secrecy Specialist

    vor 1 Monat

    Bonn, Deutschland Xecuro GmbH Vollzeit

    Gestalten Sie mit uns die digitale Zukunft! Wir suchen Persönlichkeiten mit Teamgeist, die unsere Leidenschaft für den Schutz von Identitäten und Daten teilen, vorausschauend denken und gemeinsam mit uns an sicheren Digitalisierungslösungen arbeiten wollen. Wir sind überzeugt, dass Veränderungen neue Chancen für Entwicklung und Innovation mit sich...

  • Secrecy Specialist

    vor 1 Tag

    Bonn, Deutschland Bundesdruckerei-Gruppe Vollzeit

    ​Wir suchen Sie als Teil unseres Teams, um gemeinsam mit uns im Auftrag des Bundes an sicheren Digitalisierungs- und Kommunikationslösungen zu arbeiten. Gestalten Sie mit uns die digitale Zukunft Deutschlands! Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie als Secrecy Specialist für den Standort Bonn. Unternehmen: Xecuro GmbH Standort: Bonn Vertragsart:...

  • Secrecy Specialist

    Vor 2 Tagen

    Bonn, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Bundesdruckerei-Gruppe Vollzeit

    ​Wir suchen Sie als Teil unseres Teams, um gemeinsam mit uns im Auftrag des Bundes an sicheren Digitalisierungs- und Kommunikationslösungen zu arbeiten. Gestalten Sie mit uns die digitale Zukunft Deutschlands! Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie als Secrecy Specialist für den Standort Bonn. Unternehmen: Xecuro GmbH Standort: Bonn Vertragsart:...

  • Secrecy Specialist

    vor 1 Woche

    Bonn, Deutschland Bundesdruckerei-Gruppe Vollzeit

    ​Wir suchen Sie als Teil unseres Teams, um gemeinsam mit uns im Auftrag des Bundes an sicheren Digitalisierungs- und Kommunikationslösungen zu arbeiten. Gestalten Sie mit uns die digitale Zukunft Deutschlands! Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie als Secrecy Specialist für den Standort Bonn. Unternehmen: Xecuro GmbH Standort: Bonn Vertragsart:...

  • Payroll Specialist für erfolgreiches Familienunternehmen

    vor 1 Woche

    Bonn, Deutschland HAPEKO Deutschland GmbH Vollzeit

    Das Unternehmen HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten. Unser Mandant ist ein...

  • Payroll Specialist für erfolgreiches Familienunternehmen

    vor 1 Tag

    Bonn, Deutschland HAPEKO Deutschland GmbH Vollzeit

    HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten. Unser Mandant ist ein inhabergeführtes...

  • Payroll Specialist für erfolgreiches Familienunternehmen

    Vor 2 Tagen

    Bonn, Nordrhein-Westfalen, Deutschland HAPEKO Deutschland GmbH Vollzeit

    HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten. Unser Mandant ist ein inhabergeführtes...

  • HR Specialist

    vor 4 Wochen

    Bonn, Deutschland HARIBO Vollzeit

    Einstieg: ab sofort in Grafschaft (Hauptverwaltung bei Bonn) / Deutschland Unbefristet **Über diese Position**: Willkommen im Management unserer wertvollsten Zutat - der HARIBO Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Verstärken Sie mit Ihrem Administrations-Talent unser HR-Team der Werksverwaltung am Produktionsstandort Grafschaft, das Ihr Engagement rund um...

  • Programme Specialist

    vor 1 Monat

    Bonn, Deutschland United Nations Institute for Training and Research Vollzeit

    Duration of the contract 1 year (renewable) Deadline for submission of applications 25 November 2023 Organizational Unit Peacekeeping Training Programme Unit (PTPU) Number of job positions 1 Accountabilities: Within delegated authority and under the supervision of the Chief, Pre-deployment Training and Advisory Section, Peacekeeping Training Programme Unit...

  • HR-specialist - Schwerpunkt Administration (M/w/d)

    vor 1 Monat

    Bonn, Deutschland Kinderzentren Kunterbunt gGmbH Vollzeit

    Wir suchen für unser Human Resources-Team, mit Schwerpunkt Administration ab sofort in Voll - oder Teilzeit ein engagiertes Teammitglied mit bundesweiten Perspektiven. - Die Klett-Gruppe ist einer der größten Bildungsanbieter Europas. Wir sind als Teil der Klett-Gruppe ein bundesweit agierendes Unternehmen mit über 100 Kindertagesstätten. In der...

  • Senior Programme Specialist

    vor 1 Monat

    Bonn, Deutschland United Nations Institute for Training and Research Vollzeit

    Duration of the contract 1 year (renewable) Deadline for submission of applications 25 November 2023 Organizational Unit Peacekeeping Training Programme Unit (PTPU) Number of job positions 1 Accountabilities: Within delegated authority and under the supervision of the Manager, PTPU, Division for peace, the Senior Programme Specialist is responsible for the...

  • Student Service Specialist

    vor 3 Wochen

    Bonn, Deutschland IU Internationale Hochschule Vollzeit

    Wachse mit uns – starte Deine Karriere bei der IU!Verstärke unser Team der Hochschulverwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (40 Std./Woche) zunächst befristet für zwei Jahre (mit dem Ziel der Übernahme) vor Ort an unserem Studienort in Bonn.Das erwartet DichDu betreust unsere Studierenden am Studienort Bonn aktiv per Mail, Telefon oder...

  • Student Service Specialist

    vor 2 Wochen

    Bonn, Deutschland IU Internationale Hochschule GmbH Vollzeit

    Wachse mit uns – starte Deine Karriere bei der IU!Verstärke unser Team der Hochschulverwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (40 Std./Woche) zunächst befristet für zwei Jahre (mit dem Ziel der Übernahme) vor Ort an unserem Studienort in Bonn .Das erwartet DichDu betreust unsere Studierenden am Studienort Bonn aktiv per Mail, Telefon oder...

  • Specialist (M/F/d) for Monitoring and Evaluation at

    vor 1 Monat

    Bonn, Deutschland Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) Vollzeit

    Our model for success is a better life for everyone and purposeful tasks for our employees. For more than 50 years, the Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ), as a company of the German Federal Government, has been supporting the implementation of development policy goals worldwide. Together with partner organisations in 120...

  • Working Student People and Enablement Team

    Vor 4 Tagen

    Bonn, Deutschland LeanIX Jobs Vollzeit

    LeanIX, an SAP company, is a market leader for enterprise architecture management (EAM), driving the modernization of IT landscapes and continuous business transformation. Its software-as-a-service solutions empower organizations to create transparency, enabling them to visualize, assess and manage the transition towards their target IT architecture. By...

  • Intern (M/F/d) in The Project Transport and Climate

    vor 1 Monat

    Bonn, Deutschland Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) Vollzeit

    Our model for success is a better life for everyone and purposeful tasks for our employees. For more than 50 years, the Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ), as a company of the German Federal Government, has been supporting the implementation of development policy goals worldwide. Together with partner organisations in 120...

  • Human Resources Intern-on-site or Home-based

    vor 4 Wochen

    Bonn, Deutschland United Nations Development Programme (UNDP) Vollzeit

    **Human Resources Intern-On-Site or Home-based**: **Advertised on behalf of**: **Location**: - Bonn, GERMANY**Application Deadline**: - 30-Jun-23 - **(Midnight New York, USA)** **Time left**: - 30d 13h 53m**Additional Category**: - Management**Type of Contract**: - Internship**Post Level**: - Intern**Languages Required**: - English**Starting...

  • NDC Partnership

    Vor 6 Tagen

    Bonn, Nordrhein-Westfalen, Deutschland UNOPS - United Nations Office for Project Services Vollzeit

    Background Information - Job-specificWater & Energy Cluster Background: The Water, Environment and Climate (WEC) portfolio, based in Vienna, and with offices based globally is part of the UNOPS Global Portfolio Office. The Portfolio has built strong partnerships and is effectively managing a portfolio of over 500 million USD over the last 15 years to support...

  • Working Student People and Enablement Team – Onboarding

    Vor 6 Tagen

    Bonn, Deutschland LeanIX Vollzeit

    WHAT IS WAITING FOR YOU? Coordinate and support the onboarding program - schedule sessions, prepare internal communication with new joiners, team managers, buddies, and other stakeholders (e.g. presenters, office management, IT), and update the onboarding materials Explore using digital tools like Zoom, MS Teams, Confluence, Lucid and our...