Registrar – Prüfungsmanagement und Reporting

Über uns

Bitte lesen Sie die folgende Stellenbeschreibung sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass Sie für diese Stelle geeignet sind, bevor Sie sich bewerben.
Die Kühne Logistics University – Wissenschaftliche Hochschule für Logistik und Unternehmensführung (KLU) ist eine im Jahr 2010 gegründete private Hochschule mit Sitz in der Hamburger HafenCity. Die Schwerpunkte der unabhängigen, staatlich anerkannten Hochschule liegen in den Bereichen Logistik und Management. Die KLU bietet ihren Studierenden und Doktoranden als Boutique-University eine hohe Spezialisierung und exzellente Studienbedingungen. Weiterbildungsprogramme für Fach- und Führungskräfte werden im Rahmen von Seminaren und Summer Schools durch die KLU Executive Education angeboten.

Unseren Mitarbeitenden bieten wir spannende Projekte und anspruchsvolle Tätigkeiten in einem innovativen Umfeld.

Aufgaben
Die folgenden Aufgaben gehören zum gemeinsamen Verantwortungsbereich eures Zweierteams:

Du übernimmst eigene Zuständigkeiten im Prüfungsbetrieb und die Federführung für Statistiken und Reporting.

Dabei arbeitest du eng mit Studierenden, Lehrenden, dem Prüfungsausschuss und weiteren Hochschulbereichen zusammen.

Die Weiterentwicklung von Prozessen und Instrumenten plant ihr schrittweise und stimmt Prioritäten und Umfang gemeinsam mit der Head of Program Services ab – mit Blick auf den laufenden Prüfungsbetrieb und die verfügbaren Kapazitäten.

Prüfungsorganisation:

Du planst und koordinierst schriftliche und mündliche Prüfungen einschließlich der Prüfungsaufsichten und sorgst für eine zuverlässige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.

Fallbearbeitung:

Du bearbeitest prüfungsbezogene Anträge und komplexe Vorgänge, beispielsweise zu Anerkennungen, Nachteilsausgleichen, Rücktritten, Fristverlängerungen oder Täuschungsverdacht.

Du bereitest Entscheidungen des Prüfungsausschusses vor und setzt sie um.

Prüfungsdaten und Abschlussunterlagen:

Du erfasst und prüfst Ergebnisse, pflegst Prüfungsakten und erstellst Bescheinigungen, Zeugnisse und weitere Abschlussunterlagen.

Beratung und Kommunikation:

Du berätst Studierende und Lehrende auf Deutsch und Englisch zu Prüfungsregelungen und individuellen Anliegen – fachlich präzise und verständlich.

Du bearbeitest Anfragen im Funktionspostfach und pflegst Informationen zu Verfahren und Fristen.

Die Kommunikation an Studierendengruppen erfolgt auf Englisch.

Statistiken und Reporting:

Du übernimmst die Federführung bei der Aufbereitung und Auswertung prüfungsbezogener Daten sowie bei Berichten für Hochschulleitung, Qualitätsmanagement und externe Stellen.

Dabei achtest du auf konsistente Definitionen, Datenqualität und nachvollziehbare Ergebnisse.

Monitoring:

Du entwickelst und pflegst gemeinsam mit deiner Kollegin Instrumente, die Prüfungsverläufe, Studienfortschritt und relevante Fristen transparent machen.

Prozessentwicklung und Wissensmanagement:

Du erkennst Verbesserungsbedarfe, konzipierst Lösungen und setzt sie nach Abstimmung um.

Gemeinsam mit deiner Kollegin dokumentierst du Verfahren und baust eine Wissensbasis für die tägliche Arbeit auf.

Dabei prüfst du, wo digitale Werkzeuge, Automatisierung und KI sinnvoll und datenschutzkonform unterstützen können.

Profil
Fachlich

Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung, in der du komplexe Regelwerke angewendet und Fälle eigenständig bearbeitet hast.

Ein bestimmter Studien- oder Ausbildungsabschluss ist nicht Voraussetzung.

Die Fähigkeit, Rechtstexte, Prüfungsordnungen und Verwaltungsvorschriften sicher zu erschließen und auf konkrete Fälle anzuwenden.

Kenntnisse zu Datenschutz, Aufbewahrung und dem Umgang mit vertraulichen Unterlagen.

Sehr gute Excel-Kenntnisse, einschließlich komplexer Formeln und Pivot-Auswertungen, sowie Erfahrung mit Customer Relationship Management Systemen.

Deutsch auf Niveau C2: Du verstehst auch anspruchsvolle Rechtstexte und vermittelst Regelungen und ihre Auswirkungen mündlich wie schriftlich präzise, differenziert und verständlich.

Englisch auf mindestens Niveau C1: Du berätst Studierende und Lehrende sicher und verfasst klare Informationen für unsere internationale Studierendenschaft.

Wünschenswert: Erfahrung im Prüfungsamt sowie vertiefte Kenntnisse im Prüfungs- und Hochschulrecht.

Zusätzliche Kenntnisse in Datenaufbereitung, Dashboards, Prozessautomatisierung oder datenschutzbewusstem KI-Einsatz sind ein Plus – beispielsweise mit Power Query, Power BI oder Power Automate. Du musst nicht alle diese Werkzeuge beherrschen.

Persönlich

Analytisch und zahlenaffin: Du arbeitest gern mit Daten, erkennst Zusammenhänge und bereitest Ergebnisse verständlich auf.

Eigenständig und kollaborativ: Du übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben und stimmst dich i