Business Services Administrator

This is what you will do : The Receptionist and Project & Administrative Coordinator will be responsible for the efficient running of the Alexion reception and front desk (supported by external Facility Services team) ensuring a professional image of Alexion is portrayed at all times to visitors and employees alike. Together with the Senior Manager Business Services she / he ensures a trouble-free and safe workflow for Alexion employees at the Munich Office. You will be responsible for : Facility Administration and front desk tasks Collaboration with Reception team (external Facility Services partner) at front desk Manage incoming calls and incoming and outgoing mails, fax and special deliveries Guest registration, greeting visitors and responsible for activating and deactivating entrance access badges for employees and visitors Departmental Budget: support Senior Manager to monitor and edit monthly invoices Management of approx. 25 Service Providers (material ordered by external Facility Service partner) Ordering business cards and badges as well as name tags for new hires Organise and distribute the monthly restaurant tickets (Sodexo) allocated to office-based employees Updating distribution lists Townhall management (room booking and equipment / catering organised by external Facility Services partner) Collaborate with AZ Computational Pathology and Corporate Communications to organise joint activities for all Munich-based colleagues (e.g. monthly breakfast after work events, lunches, corporate social activities or B2Run) Project tasks Update content on Intranet / Sharepoint (WorkVivo / MS Teams) for all 3 functions (facility management, mobility and SHE) and create posts to keep colleagues updated. SHE (Safety Health & Environment): support organisation of local trainings Organise annual vaccination and eyesight tests with company doctor Support the execution of evacuation and other safety trainings Organise training of first aid helpers and Sicherheitsbeauftragte You will need to have : Experience in reception and office management Professional personality with good interpersonal skills and an ability to stay calm under pressure Highly service oriented able to handle multiple and changing priorities Efficient administrative skills and an ability to prioritise different requests Proven MS Office skills Fluent written and spoken German; good knowledge of English We would prefer for you to have : Work experience in a service oriented environment (pharmaceutical company or healthcare industry preferred but not mandatory) Highly motivated and pro-active approach Sense of ethics and responsibility Aufgaben und Verantwortlichkeiten Der / die Rezeptionist / in und Projekt- & Verwaltungskoordinator / in ist verantwortlich für den effizienten Betrieb des Empfangs und der Rezeption von Alexion (unterstützt durch das externe Facility Services Team) und stellt sicher, dass Besuchern und Mitarbeitern jederzeit ein professionelles Bild von Alexion vermittelt wird. Zusammen mit dem Senior Manager Business Services sorgt sie / er für einen reibungslosen und sicheren Arbeitsablauf für die Mitarbeiter von Alexion in der Münchner Niederlassung. Facility Administration und Front Desk Aufgaben Zusammenarbeit mit dem Rezeptionsteam (externer Partner für Facility Services) an der Rezeption Bearbeitung eingehender Anrufe, ein- und ausgehender Post, Fax und Sondersendungen Gästeregistrierung, Begrüßung von Besuchern, Aktivieren und Deaktivieren von Zugangsausweisen für Mitarbeiter und Besucher Abteilungsbudget: Unterstützung des Senior Managers bei der Überwachung und Bearbeitung der monatlichen Rechnungen Verwaltung von Dienstleistern (Materialbestellung durch externen Facility Service Partner) Bestellung von Visitenkarten und Mitarbeiter-Ausweisen sowie Namensschildern für neue Kollegen Organisation und Verteilung der monatlichen Restaurantkarten (Sodexo) für die Mitarbeiter im Innendienst Aktualisierung der Verteilerlisten Townhall-Management: Raumbuchung und Ausstattung / Catering wird durch externen Facility-Service-Partner organisiert Zusammenarbeit mit dem AZ Computational Pathology Team und der Unternehmenskommunikation um gemeinsame Aktivitäten für alle Kollegen in München zu organisieren (z. B. monatliches Frühstück After‑Work‑Events Weihnachtsfeier) Projektaufgaben Aktualisierung der Inhalte im Intranet / Sharepoint (WorkVivo / MS Teams) für alle 3 Funktionen (Facility Management, Mobilität und Safety Health Environment) und Erstellung von Posts, um die Kollegen auf dem Laufenden zu halten. SHE (Sicherheit, Gesundheit und Umwelt): Organisation der jährlichen Impfungen und Sehtests durch den Betriebsarzt, Unterstützung bei der Durchführung von Evakuierungs- und anderen Sicherheitstrainings, Organisation von Schulungen für Erste‑Hilfe‑Helfer und Sicherheits‑Beauftragte. Erforderliche Qualifikationen : Erfahrung im Büro- und Empfangsmanagement Professionelle Persönlichkeit mit guten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und der Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und die Fähigkeit, mit mehreren und wechselnden Prioritäten umzugehen Effiziente administrative Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen MS-Office-Kenntnisse Fließendes Deutsch in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse Bevorzugt Qualifikationen : Berufserfahrung in einem serviceorientierten Umfeld (Pharmaunternehmen oder Gesundheitswesen bevorzugt, aber nicht zwingend) Hoch motiviert und pro‑aktiv Sinn für Ethik und Verantwortung Date Posted 10-Oct-2025 Closing Date Alexion is proud to be an Equal Employment Opportunity and affirmative action employer. We are committed to fostering a culture of belonging where every single person can belong because of their uniqueness. The Company will not make decisions about employment, training, compensation, promotion, and other terms and conditions of employment based on race, color, religion, creed or lack thereof, sex, sexual orientation, age, ancestry, national origin, ethnicity, citizenship, status, marital status, pregnancy (including childbirth, breastfeeding, or related medical conditions), parental status (including adoption or surrogacy), military status, protected veteran status, disability, medical condition, gender identity or expression, genetic information, mental illness or other characteristics protected by law. Alexion provides reasonable accommodations to meet the needs of candidates and employees. To begin an interactive dialogue with Alexion regarding an accommodation please contact. Alexion participates in E‑Verify. #J-18808-Ljbffr