Sekretär (m/w/d) mit Englischkenntnissen

Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Am Institut für Bio- und Geowissenschaften – Biotechnologie (IBG-1) arbeiten wir auf dem Gebiet der Weißen Biotechnologie. Wir nutzen das biokatalytische Potenzial von Mikroorganismen und Enzymen für die Entwicklung nachhaltiger Produktionsprozesse in einer biobasierten Wirtschaft. Wir sind beteiligt an zahlreichen internationalen Projekten, die sich mit zukunftsweisenden Fragestellungen beschäftigen. Verstärken Sie unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt als(Fremdsprachen-)Sekretär:in (w/m/d) in Teilzeit mit 20–26 Stunden / Woche Ihre Aufgaben:Wir suchen für diese Aufgabe eine engagierte Person, die sich in standardisierten Prozessen sehr gut zurechtfindet und motiviert ins Team einbringt. Ihre abwechslungsreichen Aufgaben im Detail:Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (Korrespondenz, Telefonzentrale und Terminplanung)Pflege von internen Datenbanken, die für die Abläufe innerhalb der Administration von zentraler Bedeutung sind (z. B. Publikationsdatenbank, Personalübersichten, u. v. m.)Anmeldung von Master- und Bachelorarbeiten an den kooperierenden UniversitätenOrganisatorische Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings (inklusive Einholung von Angeboten zur Bewirtung, Hotelbuchung etc.), Terminen, Dienstreisen und Workshops sowie wissenschaftlichen VeranstaltungenAbwicklung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache in Wort und SchriftOrganisation von Dienstreisen inklusive Buchungen und ReisekostenabrechnungPflege von Akten und Verwaltung von DokumentenBetreuung von Gästen und KooperationspartnernUnterstützung des Institutsbereiches bei Personal- und FinanzangelegenheitenIhr Profil:Abschluss als staatlich anerkannte:r / geprüfte:r Fremdsprachensekretär:in / Europa-Sekretär:in (Englisch) oder Nachweis der Englischkenntnisse (mindestens B2-Level); alternativ ist eine kaufmännische Ausbildung wünschenswertSicherer Umgang mir den gängigen PC-Anwendungsprogrammen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook); Erfahrung mit digitalen Verwaltungs- und Buchungssystemen von VorteilAusgeprägtes Organisationtalent, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Freude an verantwortungsbewusstem und eigenständigem Arbeiten sowie ProblemlösungskompetenzStark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit, respektvoller Umgang mit allen Mitarbeitenden in einem internationalen und diversen ArbeitsumfeldSehr gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache (Englischzertifikat [mindestens B2], Deutsch mindestens auf C1-, besser auf C2-Niveau)Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Diskretion, Belastbarkeit sowie souveränes und freundliches AuftretenEin gutes Verständnis von bzw. Universitätsumfeld sind wünschenswertBegeisterung für Technik, digitale Trends und InnovationenErfahrung im Umgang mit Social-Media-Plattformen wünschenswertUnser Angebot:Wir arbeiten an hochaktuellen, gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:Einen großen Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleg:innen sowie zum sportlichen Ausgleich neben der Arbeit bietetEinen sicheren Arbeitsplatz in einem wissenschaftlich geprägten UmfeldVielseitige und abwechslungsreiche Aufgaben mit eigenem GestaltungsspielraumUmfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen WeiterentwicklungEin umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielfältigen AngebotenOptimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste UnternehmenspolitikFlexible Arbeitszeitgestaltung sowie eine Teilzeittätigkeit, die individuell zwischen mindestens 20 und biszu 26 Wochenstunden ausgestaltet werden kann – geben Sie Ihre gewünschten Wochenstunden gerne bereits in Ihrer Bewerbung an30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit vom gewählten Arbeitszeitmodell) sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfreiZusammenarbeit in einem motivierten, internationalen TeamDie Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten ist grundsätzlich nach Abstimmung und im Einklang mit denanstehenden Aufgaben und (Vor-Ort-)Terminen gegebenNach einer zweijährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppe E 3, ggf. übertariflich E 5 (ohne Englischnachweis) oder E 8 (mit Englischnachweis) nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: Website. Die monatlichen Entgelte in Euro finden Sie gebündelt hier: Website spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: Website freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z. B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potenziale verwirklichen können, ist uns wichtig.Bitte bewerben Sie sich daher möglichst zeitnah über unser Online-Bewerbungsportal.