Direktionsassistenz (w/m/d) Institut für Arbeits-, Sozial- und Umweltmedizin

Die Hansestadt Rostock ist eine lebendige und kinderfreundliche Hafenstadt an der Ostsee. Die Universitätsmedizin Rostock ist der Maximalversorger für die Region Rostock, einer Wachstumsregion mit großem Potenzial. Das Team des Instituts für Arbeits-, Sozial- und Umweltmedizin (IfASUM) (https://ifasum.med.uni-rostock.de) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, möglichst in Vollzeitbeschäftigung (40 Std./Woche), zunächst befristet auf zwei Jahre mit der Option auf Verlängerung und vergütet nach dem TV-L, Verstärkung für die Lehrstuhlassistenz des Chefsekretariats. Direktionsassistenz (w/m/d) Institut für Arbeits-, Sozial- und Umweltmedizin Die Tätigkeit erfolgt innerhalb eines interdisziplinären Teams mit Expertise in Medizin, Gesundheits- und Sozialwissenschaften. Besonderes Merkmal ist die Verknüpfung der Fachgebiete Arbeitsmedizin, Berufsdermatologie und des betriebsärztlichen Dienstes der Universitätsmedizin Rostock. Der Fokus liegt auf dem präventiven Ansatz einer Schnittstelle zwischen klinischer betrieblicher Praxis und wissenschaftlicher Forschung. Im Rahmen der Tätigkeit sind bei entsprechenden Voraussetzungen die Möglichkeiten der Weiterqualifikation grundsätzlich gegeben. Ihre Aufgaben: Selbstständige Übernahme und Abwicklung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch Vorbereitung und Schriftverkehr sowie Transkription medizinischer Gutachten für Unfallversicherungsträger, Gerichte und andere Dritte Selbstständige Erledigung von organisatorischen und verwaltungstechnischen Aufgaben in der Personalverwaltung, der kaufmännischen Finanzverwaltung (Mittelbewirtschaftung und Abrechnung von Haushalts- und Drittmitteln) sowie der Reiseverwaltung (Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen) Organisation von Sitzungen, Versammlungen und anderer Veranstaltungen, PR-Maßnahmen, Workshops Koordination und Organisation der Aktivitäten des Lehrstuhls, v.a. Lehrveranstaltungen, Beratungs- und Forschungsprojekte, inkl. Kongress- und Tagungsorganisation (Terminierung, Korrespondenz, Kommunikation, ggf. Buchung u.a. von Hotel/Dienstwagen, Abrechnung mit der internen Finanzbuchhaltung) Wissenschaftliche Literaturbeschaffung, Koordinationsaufgaben mit Fachbuchverlagen und allgemeiner Einkauf Das zeichnet Sie aus: Eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Bereich Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Erfahrung mit Verwaltungsaufgaben und Zahlungsverkehr Organisatorische Fähigkeiten (Büro, Terminierungen, Korrespondenz etc.) Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung in der Nutzung von Kollaborationstools (Zoom, Teams etc.) Dienstreisebereitschaft im Rahmen von Tagungen, Konferenzen und Besprechungen überwiegend innerhalb Deutschlands für 1 bis 3 Tage, Pkw-Führerschein Klasse B bzw. 3 erforderlich Teamgeist, Kommunikationsstärke und hohes Engagement Sicheres und höfliches Auftreten sowie sorgfältiges, selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten Lernbereitschaft in einem sich stetig wandelnden Aufgabengebiet Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise Wünschenswerte Qualifikationen: Kenntnisse in der Erstellung und Pflege von Webseiten Gute Kenntnisse im Umgang mit StudIP Sicherer Umgang mit elektronischer Finanz- und Sachmittelverwaltung und Inventarisierung Erfahrung in der administrativen Projektverwaltung, insbesondere der Mittelbewirtschaftung im Rahmen von Drittmittelprojekten (BMBF, DFG, Stiftungen, Industrieaufträge, EU-Projekte, etc.) Kenntnisse der Haushaltsordnung des Landes Mecklenburg-Vorpommern sowie der universitären Kosten- und Leistungsrechnung Wir bieten Ihnen: Tätigkeit in einem im Aufbau begriffenen Team Einen eigenen Arbeitsbereich und Büro zur alleinigen Nutzung Vereinbarkeit von Beruf und Familie 30 Tage Jahresurlaub Betriebliches Gesundheitsmanagement Betriebliche Altersvorsorge in der VBL Vergünstigtes Jobticket (AG-Zuschuss) für den öffentlichen Nahverkehr Firmenkonditionen in Rostocker Fitnessstudios, bei ausgewählten Veranstaltungen sowie in ausgewählten Apotheken Zugang zum Universitätssport Jetzt bewerben Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwenden wir im Textverlauf die männliche Form der Anrede. Selbstverständlich sind an der Universitätsmedizin Rostock Menschen jeder Geschlechtsidentität willkommen. Masern-Immunitätsnachweis: Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund gesetzlicher Regelungen nur Bewerber:innen einstellen können, die über eine Immunität gegen Masern verfügen. Der entsprechende Nachweis muss von Ihnen vorgelegt werden. Schwerbehinderte Bewerber werden bei der Stellenbesetzung im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen bei gleicher Eignung bevorzugt behandelt. Mit der Bewerbung entstehende Kosten können nicht übernommen werden. Weitere telefonische Auskünfte erteilt Ihnen gerne: Sandra Engel Sekretariat Tel.: 0381 494 – 9951 www.med.uni-rostock.de