Personal Assistant

Ein guter Job kann so viel bewirken. Bei uns sogar zweite LebenschancenAls internationale gemeinnützige Organisation ist es unser Ziel, weltweit so vielen Blutkrebspatient:innen wie möglich eine zweite Chance auf Leben zu geben und Zugang zu Stammzelltransplantationen zu verschaffen. Um noch mehr Patient:innen zu helfen, brauchen wir regelmäßig Verstärkung von engagierten und hochqualifizierten Mitarbeitenden mit Persönlichkeit. In einem weltweiten Netzwerk von rund 1.600 DKMS-Kolleg:innen möchten wir gemeinsam mit Ihnen und über 13 Mio. registrierten Spender:innen weiter an diesem Ziel arbeiten. Für unsere Direktoren der IT-Abteilung suchen wir für den Standort in Köln zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeit und unbefristet, einen Personal Assistant / Assistenz IT (m/w/d). Personal Assistant / Assistenz / Referent der Direktion der IT-Abteilung (m/w/d)Ihre Aufgaben: Verantwortung für die organisatorische und administrative Unterstützung der Direktoren sowie der gesamten Abteilung und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts Eigenständige Koordination und Steuerung interner und externer Termine sowie vollständige Organisation von Dienstreisen, inklusive Planung, Abstimmung und Abrechnung Professionelle Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings und Workshops sowie Erstellung von To-do-Übersichten, Protokollen und belastbaren Ergebnisdokumentationen Ausarbeitung fundierter Entscheidungsvorlagen sowie Erstellung aussagekräftiger Präsentationen in deutscher und englischer Sprache Mitarbeit an der inhaltlichen Gestaltung und Abstimmung von Texten sowie strukturierte Pflege und Weiterentwicklung der internen Kommunikationsprozesse der Abteilung Unterstützung im Budgetmanagement, inklusive Vorbereitung von Übersichten, Abgleiche und Monitoring Recherche, Aufbereitung und Analyse relevanter Informationen sowie Erstellung adressatengerechter Berichte, Auswertungen und Management-Reports Aktive Mitarbeit in Projekten, inklusive Übernahme eigener Arbeitspakete und Abstimmungen mit internen Schnittstellen Unsere Anforderungen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation (z. B. Fachwirt) oder einschlägiges Studium (Bachelor), idealerweise mit administrativem oder wirtschaftlichem Schwerpunkt Mehrjährige, nachweisbare Berufserfahrung im Office- oder Executive-Management, idealerweise im IT- oder technologischen Umfeld Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sicher in professioneller Kommunikation Exzellente MS Office-Kompetenzen, insbesondere in Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie routinierter Umgang mit digitalen Tools Erste Erfahrungen im Projektmanagement sind von Vorteil und erleichtern den Einstieg Ein hohes Maß an Loyalität, Integrität und Vertraulichkeit ist für Sie selbstverständlich Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und zuverlässig und behalten auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Belastbarkeit und ein hohes Engagement Sie zeichnen sich durch schnelle Auffassungsgabe, analytisches und vernetztes Denken sowie eine proaktive Arbeitsweise aus Was wir bieten: Einen sinnhaften Job, der Menschen eine zweite Chance auf Leben ermöglicht Eine wertschätzende Firmenkultur und ein kollegiales Betriebsklima Flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum teilweise mobilen Arbeiten (bis zu 125 Tage pro Jahr) Ein attraktives Vergütungsmodell inkl. Zusatzleistungen wie vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen Sabbatical-Angebot Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot Kostenloses Angebot an Obst, Wasser, Kaffee und Tee Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z. B. Jobrad, Onlineplattform voiio, Gesundheitskurse in Kooperation mit einer großen Krankenkasse etc.) Mitarbeiterangebote im Rahmen von Corporate Benefits KontaktDie DKMS ist eine gemeinnützige Organisation, die sich aktiv Herausforderungen stellt. Unsere Mitarbeiter:innen sind hoch qualifiziert und motiviert. Wir freuen uns auf Verstärkung durch Sie und auf Ihre Online-Bewerbung DKMS Group gemeinnützige GmbH, Kressbach 1, 72072 Tübingen dkms.de