Unterstützungskraft für das Leitungsteam

Sie verstärken unser Team mit diesen Aufgaben:

Erarbeiten von Arbeitshilfen und redaktionelle Aufbereitung von Informationen anderer Fachbereiche für die Wissensdatenbank und das städtische Telefonbuch als Arbeitsgrundlage für alle Mitarbeitenden, um eine gleichmäßige Bearbeitung der Geschäftsvorgänge zu erreichen. Unterstützung der Ausbilderin des Bereiches 33/4 bei der Organisation und Durchführung der Ausbildung der Servicefachkräfte bzw. Kaufleute für Dialogmarketing sowie Mitarbeit bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen Mitarbeit bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Schulungsmaßnahmen zur Qualitätserhaltung bzw. zur Qualitätsverbesserung Mitarbeit bei den Tests von Updates und notwendigen Verfahrensänderungen in der Telefoniesoftware sowie der übrigen eingesetzten Soft- und Hardware und Unterstützung bei der Entwicklung neuer und Betreuung bestehender Datenbanken sowie bei der Implementierung neuer Funktionsweisen Ansprechpartner*in für alle Mitarbeitenden im Rahmen der täglichen Aufgabenerledigung (Probleme während der Telefonie) einschließlich der Koordination schwieriger Einzelfälle sowie Unterstützung in allen technischen Fragestellungen Mitarbeit in der Telefonie in Einzelfällen Unterstützung bei der monatlichen Statistikerstellung für die externen Rechnungen sowie die VILV-Abrechnungen Unterstützung in Krisenfällen (Schichtleitung im Rahmen des Betriebes der Personenauskunftsstelle, Pflege des Systems GSL.net, Sicherstellung der Bereitschaft und Aktualisierung entsprechender Informationen im Rahmen der vorbereitenden Maßnahmen)

Dieses Profil zeichnet Sie aus:

Kenntnisse in Projektarbeit und Organisation Kenntnisse über die Aufgabenstruktur und -inhalte des gesamten Fachbereichs Überblick über die Aufgaben und Struktur der gesamten Stadtverwaltung Technische Grundkenntnisse Kenntnisse in den Standard-Softwareprodukten der Stadt Dortmund Präsentation von Arbeitsergebnissen Organisationsgeschick, Flexibilität und überdurchschnittliche Auffassungsgabe, um die Aufgabenerfüllung auch bei Veränderungen oder bei temporären Belastungsspitzen angemessen und zeitnah sicherzustellen. Kooperations- und Netzwerkfähigkeit: Sie arbeiten gut in einem Team und mit anderen Fachabteilungen zusammen. Fortbildungsbereitschaft Durchsetzungsfähigkeit: Fähigkeit, den eigenen Standpunkt durchzusetzen. Kritik- und Konfliktfähigkeit: Bereitschaft und Fähigkeit, konstruktiv mit Kritik umzugehen und Konflikte wahrzunehmen, anzusprechen und zu bearbeiten. Kommunikationsfähigkeit: Fähigkeit zum präzisen und differenzierten sprachlichen Ausdruck, die sich in Wortwahl, Wortflüssigkeit und nonverbalem Ausdruck äußert sowie situations- und adressatengerecht variiert wird. Leistungsmotivation: Bereitschaft, sich mit der beruflichen Aufgabe zu identifizieren und damit verbundener Einsatz, selbstgesuchte oder übertragene Aufgaben auszuführen

Die Aufgabenerfüllung gestaltet sich durch Handlungsspielräume, die ein gewisses Maß an Kreativität erfordert. Darüber hinaus ist ein großes Maß an sozialer Kompetenz erforderlich, um die Aufgaben ziel-, kund*innen- und mitarbeiter*innenorientiert erledigen zu können. Gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift sowie ein angemessenes und sicheres Auftreten sind unabdingbar.

Die Sachbearbeitung erfolgt PC-unterstützt. Erwartet werden Kenntnisse in den Standardsoftwareprodukten (z.B. Office 2013 und Lotus Notes) und in den beim Servicecenter eingesetzten Fachverfahren (z.B. TEVIS, ACD Software ACHAT). Sind die aufgeführten Kenntnisse nicht vorhanden, wird erwartet, dass der*die zukünftige Stelleninhaber*in bereit ist, sich diese kurzfristig anzueignen.

Diese Angebote leisten wir als Arbeitgeberin für Sie:

Arbeitsplatzsicherheit, damit Ihrer Zukunft nichts im Wege steht Aufgabenvielfalt, die größer kaum sein könnte Flexible Arbeitszeitmodelle, bei denen Work-Life-Balance im Vordergrund steht Verantwortungsvolle Tätigkeiten Arbeitsbedingungen, bei denen Familienfreundlichkeit großgeschrieben wird Entwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten Leistungsgerechte Bezahlung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes bzw. den beamtenrechtlichen Vorschriften

Lernen Sie uns kennen: Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre Fragen, Ihre Aufgaben und Ihr Team.

Eine Hospitation ermöglichen wir sehr gerne. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Die Stadt Dortmund bietet Ihnen optimale Voraussetzungen der Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf u. a. durch die Möglichkeit, die Aufgaben in Teilzeittätigkeit und / oder mobiler Arbeit wahrzunehmen sowie eine flexible Arbeitszeitgestaltung.

Darüber hinaus hat die Stadt Dortmund bereits 2011 die "Charta der Vielfalt" unterzeichnet und ist Trägerin des Prädikats Total E-Quality – Engagement für Chancengleichheit und Diversity. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen nach den Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Schwerbehinderten sind ebenso erwünscht.

Wir sind eine welt- und kulturoffene Stadt. Es entspricht unserem Selbstverständnis, allen Menschen in der Stadt gleiche Teilhabe und Chancen auf allen Ebenen der Gesellschaft zu ermöglichen. Chancengerechtigkeit, Gleichstellung und der Umgang mit Interkulturalität sowie der Vielfalt der Lebensentwürfe sind daher notwendige und unverzichtbare Elemente unseres Verwaltungshandelns.

Ihre Bewerbung kann nur berücksichtigt werden, wenn Sie diese bis zum 13.10.2023 über unsere Karriereseite (dortmund.de/karriere)

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