Assistentin (m/w/d) für Büromanagement

vor 2 Wochen

Berlin, Deutschland Max-Planck-Institut für Infektionsbiologie Vollzeit

Das Max-Planck-Institut für Infektionsbiologie (MPIIB) in Berlin-Mitte ist eines von 84 Forschungsinstituten der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) und ist weltweit eine der führenden Institutionen für die Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Infektionskrankheiten.

Zur Unterstützung unseres geschäftsführenden Direktors suchen wir zum baldmöglichsten Eintritt eine*n

Assistent*in (m/w/d) für Büromanagement
(Vollzeit)

Die Stelle ist für zwei Jahre befristet.

Unser Institut wird im November 2025 durch einen wissenschaftlichen Beirat begutachtet. Zur Vor- und Nachbereitung als auch für die Durchführung der Begutachtung übernehmen Sie als Assistent*in (m/w/d) folgende Aufgaben:

  • Korrespondenz mit den Gutachter*innen, vornehmlich in englischer Sprache
  • Terminkoordination, Planung der Agenda
  • Zuarbeit zum Bericht (inklusive Zusammentragen von Daten, Erstellen von Listen)
  • Vorbereitung der Unterlagen (inklusive Tagungsmappe, Beschilderung)
  • Reisemanagement, Reisebuchungen und -abrechnungen
  • Veranstaltungsmanagement (inklusive Catering, Buchen und Vorbereiten der Räume)
  • Daneben fallen folgende Aufgaben an: klassische Sekretariatsaufgaben, inklusive Vor- und Nachbereitung von internen Verwaltungsprozessen, Besprechungen und Veranstaltungen
  • Vorbereitung von Einstellungsprozessen
  • Betreuung von neuen Mitarbeitenden, Gästen und Besucher*innen
  • Reisemanagement (Planung, Organisation, Buchungen und Reisekostenabrechnungen nach dem Bundesreisekostengesetz)
  • Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Büroorganisation inklusive Postbearbeitung, Ablage und Archivierung
Ihr Profil:
  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen bzw. einschlägige Erfahrungen in der Büroorganisation, vorzugsweise in einer öffentlichen Verwaltung
  • Kommunikationsstark in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
  • Sehr gute Kenntnisse mit den MS-Office-Programmen
  • Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, schnelle Auffassungsgabe, Teamfähigkeit und Flexibilität
  • Hohes Maß an Sozialkompetenz und Eigeninitiative
  • Organisationstalent, freundlich und serviceorientiert
  • Kenntnisse im Bundesreisekostengesetz von Vorteil
Unser Angebot:

Wir bieten eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem multikulturell geprägten Umfeld (Arbeitssprache ist vorwiegend Englisch), mit engem Kontakt zu allen wissenschaftlichen und wissenschaftsunterstützenden Bereichen und flexiblen Arbeitszeiten inklusive der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.

Wir bieten bei entsprechender Qualifikation eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe 8 nach TVöD Bund sowie verschiedene Sozialleistungen und zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder. Des Weiteren kann ein vergünstigtes Jobticket erworben werden.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft ist ferner bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 21.05.2024 ausschließlich online über unser Bewerbungsportal.

Auf dieser Website können Sie auch Ihre Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als PDF hochladen.

  • Ingenieur Instandhaltung

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland IPH Institut "Prüffeld für elektrische Hochleistungstechnik" GmbH Vollzeit

    Ingenieur Instandhaltung (m/w/d)Das IPH Institut "Prüffeld für elektrische Hochleistungstechnik" GmbH, das zu KEMA Labs und zur CESI gehört, ist weltweit führend bei unabhängigen Prüf-, Inspektions- und Zertifizierungsaktivitäten in der Elektrizitätswirtschaft. Mit mehr als 90 Jahren Erfahrung ist die CESI in 70 Ländern der Welt tätig und...

  • Koch/ Köchin

    vor 2 Wochen

    Berlin, ,, Deutschland Orpea-Softgarden Vollzeit

    Helfen Sie uns, ein Lächeln auf das Gesicht unserer Bewohner zu zaubern und werden Sie Teil unseres Teams. Wir bieten Ihnen: Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung Ein Firmen(Deutschland-)ticket Online Shopping mit vergünstigten Konditionen Sonderurlaub zu verschiedenen Anlässen und Sonderzuwendung bei Dienstjubiläen Mitarbeiter...

  • Koch/ Köchin

    vor 2 Wochen

    Berlin, ,, Deutschland Orpea-Softgarden Vollzeit

    Helfen Sie uns, ein Lächeln auf das Gesicht unserer Bewohner*innen zu zaubern und werden Sie Teil unseres Teams. Wir bieten Ihnen: Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung Ein Firmen(Deutschland-)ticket Online Shopping mit vergünstigten Konditionen Sonderurlaub zu verschiedenen Anlässen und Sonderzuwendung bei Dienstjubiläen ...

  • Wohnbereichsleitung (m/w/d) Seniorenresidenz Haus Bavaria

    vor 2 Wochen

    Berlin, ,, Deutschland Orpea-Softgarden Vollzeit

    Sie sind auf der Suche nach einer sinnhaften und erfüllenden Tätigkeit? Etwas mehr als nur ein Job? Dann helfen Sie uns, dass sich unsere Bewohner sicher und geborgen bis hin ins hohe Alter fühlen. Wir bieten Ihnen: Attraktive Vergütung mit einladender Willkommensprämie in Höhe von 2500€ Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung Ein...

  • Pflegefachkraft als Wohnbereichsleitung

    vor 2 Wochen

    Berlin, ,, Deutschland Orpea-Softgarden Vollzeit

    Sie sind auf der Suche nach einer sinnhaften und erfüllenden Tätigkeit? Etwas mehr als nur ein Job? Dann helfen Sie uns, dass sich unsere Bewohner sicher und geborgen bis hin ins hohe Alter fühlen. Wir bieten Ihnen: Attraktive Vergütung (bis zu 4.000€) Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung Ein Firmen(Deutschland-)ticket Online...

  • Gestalte Zukunft mit: Engagiere Dich als Dialoger

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Deutschland Lazoona AG Vollzeit

    Die Jobbörse StudentJob bringt Kandidat:innen in Kontakt mit Top-Arbeitgebern. StudentJob ist Teil von YoungCapital, dem Recruitingspezialisten für Studenten, Absolventen und Young Professionals.Bist du bereit für einen Job, der nicht nur mit einem attraktiven Gehalt lockt, sondern dir auch die Chance gibt, aktiv die Welt zu verändern? Ob als Ferienjob,...

  • Gestalte Zukunft mit: Engagiere Dich als Dialoger

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Deutschland Lazoona AG Vollzeit

    Die Jobbörse StudentJob bringt Kandidat:innen in Kontakt mit Top-Arbeitgebern. StudentJob ist Teil von YoungCapital, dem Recruitingspezialisten für Studenten, Absolventen und Young Professionals.Bist du bereit für einen Job, der nicht nur mit einem attraktiven Gehalt lockt, sondern dir auch die Chance gibt, aktiv die Welt zu verändern? Ob als Ferienjob,...

  • Gestalte Zukunft mit: Engagiere Dich als Dialoger

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Deutschland Lazoona AG Vollzeit

    Die Jobbörse StudentJob bringt Kandidat:innen in Kontakt mit Top-Arbeitgebern. StudentJob ist Teil von YoungCapital, dem Recruitingspezialisten für Studenten, Absolventen und Young Professionals.Bist du bereit für einen Job, der nicht nur mit einem attraktiven Gehalt lockt, sondern dir auch die Chance gibt, aktiv die Welt zu verändern? Ob als Ferienjob,...

  • Gestalte Zukunft mit: Engagiere Dich als Dialoger

    Vor 4 Tagen

    Berlin, Deutschland Lazoona AG Vollzeit

    Die Jobbörse StudentJob bringt Kandidat:innen in Kontakt mit Top-Arbeitgebern. StudentJob ist Teil von YoungCapital, dem Recruitingspezialisten für Studenten, Absolventen und Young Professionals.Bist du bereit für einen Job, der nicht nur mit einem attraktiven Gehalt lockt, sondern dir auch die Chance gibt, aktiv die Welt zu verändern? Ob als Ferienjob,...

  • Gestalte Zukunft mit: Engagiere Dich als Dialoger

    vor 1 Tag

    Berlin, Deutschland Lazoona AG Vollzeit

    Die Jobbörse StudentJob bringt Kandidat:innen in Kontakt mit Top-Arbeitgebern. StudentJob ist Teil von YoungCapital, dem Recruitingspezialisten für Studenten, Absolventen und Young Professionals.Bist du bereit für einen Job, der nicht nur mit einem attraktiven Gehalt lockt, sondern dir auch die Chance gibt, aktiv die Welt zu verändern? Ob als Ferienjob,...

  • Gestalte Zukunft mit: Engagiere Dich als Dialoger

    vor 16 Stunden

    Berlin, Deutschland Lazoona AG Vollzeit

    Die Jobbörse StudentJob bringt Kandidat:innen in Kontakt mit Top-Arbeitgebern. StudentJob ist Teil von YoungCapital, dem Recruitingspezialisten für Studenten, Absolventen und Young Professionals.Bist du bereit für einen Job, der nicht nur mit einem attraktiven Gehalt lockt, sondern dir auch die Chance gibt, aktiv die Welt zu verändern? Ob als Ferienjob,...

  • Mitarbeiter/-in (m/w/d) soziale Betreuung Seniorenresidenz Biesdorfer Höhe

    vor 2 Wochen

    Berlin, ,, Deutschland Orpea-Softgarden Vollzeit

    Helfen Sie uns, ein Lächeln auf das Gesicht unserer Bewohner zu zaubern und werden Sie Teil unseres Teams. Wir bieten Ihnen: Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung Ein Firmen(Deutschland-)ticket Online Shopping mit vergünstigten Konditionen Sonderurlaub zu verschiedenen Anlässen und Sonderzuwendung bei Dienstjubiläen Mitarbeiter...

  • Pflegedienstleitung (m/w/d) Seniorenresidenz Haus Bavaria

    vor 2 Wochen

    Berlin, ,, Deutschland Orpea-Softgarden Vollzeit

    Sie sind auf der Suche nach einer sinnhaften und erfüllenden Tätigkeit? Etwas mehr als nur ein Job? Dann helfen Sie uns, dass sich unsere Bewohner sicher und geborgen bis hin ins hohe Alter fühlen. Wir bieten Ihnen: Attraktive Vergütung Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung Ein Firmen(Deutschland-)ticket Online Shopping mit...

  • Pflegedienstleitung (m/w/d) Seniorenresidenz Biesdorfer Höhe

    vor 2 Wochen

    Berlin, ,, Deutschland Orpea-Softgarden Vollzeit

    Sie sind auf der Suche nach einer sinnhaften und erfüllenden Tätigkeit? Etwas mehr als nur ein Job? Dann helfen Sie uns, dass sich unsere Bewohner sicher und geborgen bis hin ins hohe Alter fühlen. Wir bieten Ihnen: Attraktive Vergütung mit einladender Willkommensprämie in Höhe von 2500€ Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung Ein...

  • Küchenleitung (m/w/d) Seniorenresidenz Haus Bavaria

    vor 2 Wochen

    Berlin, ,, Deutschland Orpea-Softgarden Vollzeit

    Sie wollen Führung übernehmen, wirklich etwas bewegen und für andere eine Inspiration sein? Dann helfen Sie mit unsere Einrichtung zu gestalten und den Bewohnern und Mitarbeitern ein Lächeln auf das Gesicht zu zaubern. Bei uns könne Sie Verantwortung übernehmen und einen Unterschied machen. Wir bieten Ihnen: Betriebliche Altersvorsorge und...

  • Supplier Quality Engineer

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland OTIS GmbH & Co. OHG Vollzeit

    Mit Ihrer erfolgreichen Bewerbung werden Sie Teil einer großen Mannschaft mit familiärer Atmosphäre und starkem Zusammenhalt. Sie arbeiten in einer Matrixorganisation mit flachen Hierarchien. Sie kommen zum weltgrößten Hersteller von Aufzügen und Fahrtreppen, welcher einen hohen Grad an Sicherheit bietet und durch hohe Qualitätsstandards das Vertrauen...

  • Stellvertretende Pflegedienstleitung

    vor 2 Wochen

    Berlin, ,, Deutschland Orpea-Softgarden Vollzeit

    Lust auf Karriere in der Pflege? Wie wäre es mit dem nächsten Step, beispielsweise als stellvertretende Pflegedienstleitung? Bei uns stehen Ihnen alle Türen offen! Helfen Sie uns, ein Lächeln auf das Gesicht unserer Bewohner zu zaubern und werden Sie Teil unseres Teams. Wir bieten Ihnen: Attraktive Vergütung mit einladender Willkommensprämie von...

  • Mitarbeiter im Qualitätsmanagement

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland OTIS GmbH & Co. OHG Vollzeit

    Mit Ihrer erfolgreichen Bewerbung werden Sie Teil eines großen Teams mit familiärer Atmosphäre und starkem Zusammenhalt. Sie kommen zum weltgrößten Hersteller von Aufzügen und Fahrtreppen, welcher einen Grad an Sicherheit bietet und durch hohe Qualitätsstandard das Vertrauen der Kunden genießt. Bei uns werden Respekt, Gleichberechtigung und...

  • Mitarbeiter/in im Kundenservicecenter Aufzugsbranche

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland OTIS GmbH & Co. OHG Vollzeit

    Mit Ihrer aussagekräftigen Bewerbung werden Sie Teil eines weltweit erfolgreichen Teams mit familiärer Atmosphäre und starkem Zusammenhalt. Mit Ihrem Organisationsgeschick tragen Sie maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Sie kommen zum weltgrößten Hersteller von Aufzügen und Fahrtreppen, welcher einen hohen Grad an Sicherheit bietet und durch hohe...

  • Senior System Engineer Windows Server

    vor 3 Wochen

    Berlin, Home-Office, Deutschland KBV Kassenärztliche Bundesvereinigung Vollzeit

    Wir suchen für unser IT-Tochterunternehmen DSSG mbH ab sofort eine/n Senior System Engineer Windows Server (m/w/d) Gemeinsam die Gesundheitsversorgung der Zukunft gestalten: Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) ist eine führende Institution im Gesundheitsbereich. Sie organisiert die ambulante medizinische Versorgung in Deutschland und vertritt...