Sachbearbeiterin Travelmanagement

• Für unsere Mitarbeitenden planen und buchen Sie Dienstreisen und berücksichtigen dabei die Regelungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) sowie Visa- und Einreisebestimmungen.
• In Ihrer Hand liegt zudem die Abrechnung der Dienstreisen gemäß BRKG.
• In der Veranstaltungsorganisation unterstützen Sie bei der Belegungsplanung und -koordination der Konferenz- und Besprechungsräume des Instituts, planen Veranstaltungsbewirtungen und führen diese durch.
• Im Vertretungsfall übernehmen Sie allgemeine Sekretariatsaufgaben wie die Organisation von Kurier- und Versandaufträgen, die Bearbeitung des Postausgangs und die Bestellung von Visitenkarten.

Was Sie mitbringen

• Sie haben eine kaufmännische Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen oder verfügen über eine vergleichbare für die beschriebenen Tätigkeiten förderliche Qualifikation.
• Neben Begeisterung für die Reiseorganisation bringen Sie bereits mehrjährige kaufmännische Berufserfahrung mit, idealerweise im Bereich Travelmanagement.
• Vertiefte Kenntnisse in der Dienstreiseabrechnung unter Anwendung des BRKG sind wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung.
• Sie bewegen sich routiniert im Umgang mit den MS Office-Anwendungen und haben bereits mit ERP-Systemen gearbeitet, idealerweise mit SAP Concur.
• Auf Deutsch und Englisch sind Sie kommunikationsstark in Wort und Schrift.
• Sie behalten stets den Überblick über Ihre Aufgaben und strukturieren Ihre Tätigkeiten eigenständig sowie prioritär sinnvoll. Den Mitarbeitenden begegnen Sie in der Kommunikation souverän und konsequent; gleichzeitig liegt Ihnen ein empathisches und serviceorientiertes Auftreten besonders am Herzen. Neuen Herausforderungen begegnen Sie aufgeschlossen und mit der Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung.

Was Sie erwarten können

• Sie erhalten spannende Einblicke in die führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung in Europa und sorgen durch Ihren Einsatz für optimale Rahmenbedingungen für unsere Forschenden. Dadurch treiben Sie Innovationen für die Medizin von morgen mit voran.
• Sie werden in ein engagiertes Team eingebunden und haben die Chance, Ihren Arbeitsbereich aktiv mitzugestalten und Ihre Ideen einzubringen. Unsere flache Führungshierarchie unterstützt das eigenverantwortliche Arbeiten unserer Mitarbeitenden.
• Wir stärken Ihre Kompetenzen – durch Feedback in regelmäßigen Mitarbeitendengesprächen, umfassende Weiterbildungsangebote und vieles mehr.
• Durch flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle, Home-Office-Möglichkeit und Vertrauensarbeitszeit ermöglichen wir ein freies und selbstbestimmtes Zeitmanagement.
• Manchmal geht die Familie vor – wir wissen das Daher bieten wir vielfältige Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf (z.B. Eltern-Kind-Büro, Kindertagespflegeeinrichtung am Institut, pme-Familienservice, Betreuungsangebote unseres Partners voiio).
• Zusätzliche Benefits: 30 Tage Urlaub auf Basis einer 5-Tage-Woche (Heiligabend und Silvester sind jeweils zusätzlich arbeitsfrei), Jahressonderzahlung, Freizeitausgleich bei Mehrarbeit, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, ein vergünstigtes Deutschland-Job-Ticket für den ÖPNV, kostenlose Park- und sichere Fahrradstellplätze mit Ladesäulen für Elektrofahrzeuge sowie vergünstigte Mitarbeitendenpreise in der Institutskantine.

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Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, eine längerfristige Zusammenarbeit wird jedoch angestrebt. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt bis zu 25 Stunden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.