Dekanatsassistent in

vor 2 Wochen

Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Universität Bielefeld Vollzeit
Dekanatsassistent in / Office Manager in (m/w/d)In der Technischen Fakultät ist die folgende Position zu besetzen:Dekanatsassistent in / Office Manager in (m/w/d)Kennziffer: Tech24310
  • Start:
  • Vollzeit
  • Vergütung nach E8 TV-L
  • unbefristet
Ihr Arbeitsbereich als Sekretariat / Assistenz liegt im Dekanat der Technischen Fakultät, dem organisatorischen "Herz" der Fakultät. Dabei arbeiten Sie vorrangig für die Fakultätsleitung, d. h. für die den Dekan in und die Geschäftsführung. Die Technische Fakultät umfasst die Fachbereiche Informatik und Biotechnologie. Wir sind eine junge, dynamische und for schungs starke Fakultät mit 22 Forschungsgruppen, rund 240 Mitarbeiter innen und knapp 1400 Studierenden. Wir bilden den Nachwuchs für die zukünftigen Herausforderungen unserer Gesellschaft aus. Wir forschen und kooperieren mit nationalen und internationalen Partner innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft und sind gleichzeitig fest in unserer Region Ostwestfalen Lippe verankert.Sind Sie bereit, Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld unter Beweis zu stellen und arbeiten Sie gerne für Menschen mit Menschen? Werden Sie Teil unserer Fakultät und gestalten Sie gemein sam mit uns die Zukunft. Wir bieten Ihnen abwechslungsreiche und interessante Tätigkeiten mit kurzen Kom mu ni ka tions wegen sowie eine offene und wertschätzende Arbeits- und Gesprächskultur.Ihre AufgabenAllgemeine verwaltungstechnische und organisatorische Aufgaben im Dekanat u. a.
  • Auskünfte aller Art
  • Terminmanagement
  • Mitwirkung bei der Organisation der Fakultät (Mailings listen, Personenverzeichnisse, Prozesse aller Art etc.)
  • Pflege der Webseite der Fakultät
  • Veranstaltungsmanagement
  • Dokumentation
Inhaltliche Vor- und Aufbereitung von Verwaltungs vorgängen u. a.
  • Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, ein schließ lich Berufungskommissionen und anderen Terminen
  • Zusammenstellung der Unterlagen
  • Auswertung und Nachbereitung von Protokollen und Schriftsätzen
Es handelt sich um Aufgaben im Rahmen einer Vertretung. Nach Rückkehr der des Stelleninhaber in ist eine Auf gaben änderung im Arbeitsbereich denkbar.Ihr ProfilDas erwarten wir
  • abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Aus bil dungs beruf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte r bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau mann, Fremd sprachen sekretär in, Sekretär in, Kauffrau mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notar fach ange stellte r)
  • nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre) mit Sekretariats-/Assistenzaufgaben
  • Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschafts betrieb
  • Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personen gruppen
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
  • sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikations fähigkeit
  • gute Anwendungskenntnisse in MS Office-Programmen
  • Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate ein zu ar beiten
  • strukturierte, sorgfältige, selbstständige und lösungs orien tierte Arbeitsweise
  • kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
  • hohe Flexibilität
  • ausgeprägte Serviceorientierung
Das wünschen wir uns
  • Erfahrungen in der Hochschulverwaltung
  • Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebes und des Hoch schulbereiches
  • Erfahrung in Pflege von Webseiten
  • Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
Unser Angebot
  • Vergütung nach E8 TV-L
  • unbefristet
  • Vollzeit
  • interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
  • Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventions angeboten
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • Flexible Arbeitszeiten sowie FlexWork-Möglichkeit (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
  • gute Verkehrsanbindung
  • betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
  • kollegiale Zusammenarbeit
  • offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
  • spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
  • modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
  • vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)
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Kontakt
Frau Daniela Isert
0521
Universität Bielefeld
Technische Fakultät
Daniela Isert / Teamleitung Personal und Finanzen
Postfach
33501 Bielefeld Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Ho