Projektteam Pa

Vacancy

**Projektteam PA (M/F/d) - Berlin, Germany**:

- Location- Berlin- Region- EMEA- Flexibility- HybridRED ist ein wachsendes internationales TGA-Beratungsunternehmen mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz im Bereich Niedrigenergiedesign, das sich darauf konzentriert, seinen Kunden hervorragende Designlösungen zu bieten.

Mit unserer marktführenden technischen Expertise ermöglichen wir die digitale Infrastruktur der Welt und entwickeln die gebaute Umwelt, während wir unseren Kunden helfen, ehrgeizige Pläne für kohlenstofffreie Gebäude zu verwirklichen. Wir decken den gesamten Lebenszyklus eines Bauprojekts ab und sparen unseren Kunden durch unser breites Leistungsangebot Zeit, Geld und Mühe. Unser Ansatz ist darauf ausgerichtet, unseren Kunden zuzuhören und mit den anderen Projektbeteiligten zu interagieren. Wir schaffen Mehrwert durch unsere Mitarbeiter, unseren Kundenservice, unsere globale Lieferstrategie, unsere technischen Fähigkeiten und unsere Einstellung.

Für unser Berliner Büro suchen wir ab sofort eine/n Projektteam-PA, die/der der Assistentin der Geschäftsführung unterstellt ist.

**AUFGABENBEREICHE**:

- PA-Unterstützung für bestimmte leitende Angestellte in Verbindung mit der Unterstützung des reibungslosen Ablaufs von Projekten
- Allgemeine Schreibarbeiten einschließlich der Erstellung von Briefen, Berichten, Präsentationen, Spezifikationen usw. unter Verwendung von Standardvorlagen
- Projektaufgaben: Funktion als Hauptansprechpartner/-in für projektbezogene Aufgaben, einschließlich Zusammenstellung und Formatierung von Spezifikationen, Berichten, Präsentationen, Druck und Bindung von Dokumenten, Verfolgung der administrativen Projektabwicklungsprozesse während des gesamten Projektlebenszyklus. Koordinierung von Angebotsaufforderungen/Vorqualifizierungsfragebogen/Ausschreibungen usw.
- Unterstützung bei der Einhaltung der Projekt-Qualitätssicherung und der Dokumentenablage
- Organisation von Reisen im In
- und Ausland, Vorbereitung von Reiseplänen und Versicherungen
- Verwaltung des Terminkalenders und des Posteingangs, sofern erforderlich
- Unterstützung bei Ausgaben, Stundenzetteln und Arbeitsplänen
- Abgleich der monatlichen Firmenkreditkarte
- Verwaltung von Urlaubsansprüchen für das Team
- Unterstützung bei der Verwaltung von Konferenzen und Kundenveranstaltungen
- Organisation und Speicherung von Schreibunterlagen, Dokumenten und computerbasierten Informationen
- Kontaktaufnahme mit Kunden, einschließlich der Organisation von Marketing-Meetings, Begrüßung und Betreuung von Besuchern
- Organisation von Audio
- und Videokonferenzen
- Unterstützung der Prozesse zur Einhaltung von Ethik
- und Risikovorschriften und Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen
- Pflege und Aktualisierung der Verwaltung der Kontaktbeziehungen 'Contact Relationship Management' Database (CRM)
- Teilnahme an globalen Verwaltungsteamsitzungen
- Bearbeitung des E-Mail
- und Posteingangs/Scannen von Dokumenten
- Erstellung von Management-Team-Berichten
- Verantwortlich für die Koordinierung von internen Bürobesprechungen und Sitzungen zur Unternehmenskommunikation
- Durchführung von Recherchen zu bestimmten Themen und Berichterstattung über die Ergebnisse
- Protokollführung bei Teambesprechungen
- Organisieren von Kurierdiensten und Entgegennahme von Paketen zur Verteilung
- Rolle als SharePoint-Champion für Ihr Sektorprojektteam
- Unterstützung beim Onboarding/Offboarding von Sektorteammitgliedern
- Verantwortung für die Organigramme des Sektorteams
- Unterstützung bei Aktivitäten auf der Baustelle, z. B. Risikobewertungen/Methodenerklärungen, Überwachung des Buchungssystems des Unternehmens
- Unterstützung bei der Koordination von internen und externen Veranstaltungen, einschließlich Fortbildungsveranstaltungen
- Spontane Verwaltungsaufgaben für das Projektteam

**FÄHIGKEITEN/SPEZIALWISSEN**:

- Frühere Unterstützung von PA oder Teamverwaltung
- Hintergrund in der Beratung oder im Bauwesen bevorzugt
- Gutes Verständnis der internationalen Arbeits
- und Geschäftsabläufe einer globalen Beratungsunternehmens
- vertrauenswürdig, mit einer ausgereiften Herangehensweise an Aufgaben und der Fähigkeit zur Wahrung vertraulichen Informationen
- vorbildliches Zeitmanagement, Multitasking und organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten
- gutes Organisationstalent
- Fähigkeit, Prioritäten bei der eigenen Arbeitsbelastung zu setzen
- Genauigkeit / Ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details
- Verständnis von technischen Begriffen (wünschenswert)
- Flexibilität bei den Arbeitszeiten (in der Lage, kurzfristig Überstunden zu machen)
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
- Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten
- Mittlere/fortgeschrittene Kenntnisse in MS Word, Excel, PowerPoint, Publisher und Outlook
- Kenntnisse der G-Suite (wünschenswert)
- Fließend in Deutsch und Engl

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