Registration Coordinator

Wir über uns:
115 Mitarbeiter*innen, über 200 erfolgreich durchgeführte Kongresse in den letzten 10 Jahren, ob virtuell, hybrid oder analog, im Congress Center Rosengarten, dem Pfalzbau Ludwigshafen oder in über 30 Destinationen Deutschlands, Österreichs und der Schweiz - die m:con - mannheim:congress GmbH ist einer der gefragtesten Partner bei der Durchführung von Kongressen und Tagungen. Leidenschaftlich, kompetent, verlässlich - das ist unser Anspruch, an dem wir uns messen lassen.

Deine Aufgaben sind im Wesentlichen:
Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung aller Aufgaben im Registration Management, eigenständige Betreuung von Registrierungskunden, national wie international:

- Anlage der Veranstaltung/Registrierung in Software
- Erstellung von Anmeldelinks, Pflege und Aktualisierung der Anmeldemaske und aller Daten und Dokumente
- Veranstaltungsübergreifende Pflege der Registrierungssoftware
- Manuelle Registrierungen, Umbuchungen, Stornierungen, Gruppenbuchungen
- Kommunikation mit Teilnehmern inkl. Erstellung und Versand von Mailings
- Registrierungshandling für die Industrievertreter/Aussteller auf den Veranstaltungen
- Erstellen von Statistiken
- Kapazitätsprüfung, Wartelisten
- Support für Teilnehmerregistrierung (E-Mail-Anfragen, Besetzung Servicetelefon)
- Planung, Organisation und Betreuung des Tagungsbüros bei Veranstaltungen in Mannheim sowie im gesamten deutschsprachigen Raum und benachbartem Ausland
- Counter
- und Technikplanung
- Hostessenplanung sowie Erstellung und Aktualisierung entsprechender Unterlagen zur Information für die Hostessen
- Supervisor am Tagungscounter während der Veranstaltungen und Führen des Hostessenteams inkl. Briefing
- Teilnehmerbetreuung am Veranstaltungstag u.a. Vorbereitung und Ausgabe der Tagungsunterlagen
- Handling Teilnahmebescheinigungen
- Abrechnung Teilnahmegebühren, Kontenklärung
- Versand von Zahlungserinnerungen
- Materialverwaltung

Das wünschen wir uns bei Dir:

- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Veranstaltungskauffrau/-kaufmann oder vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung
- Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich, idealerweise Teilnehmerregistrierung
- Erfahrung mit Registrierungssoftware
- Software/IT-Affinität, Digitalisierungsorientierung, digitale Kompetenz
- Professionelles Auftreten
- Kundenorientierung, Teamfähigkeit, Menschenkenntnis
- Dialogfähigkeit, Höflichkeit
- Organisationsfähigkeit, Selbstmanagement
- Belastbarkeit
- schnelle Auffassungsgabe, Lernfähigkeit, Lösungsorientierung
- Bereitschaft zu Wochenend
- und Feiertagsarbeit, Reisebereitschaft
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten Dir:

- Ein anspruchsvolles und abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit einer leistungsgerechten Vergütung nach TVöD VKA
- Die Dynamik eines erfolgreichen Unternehmens mit einer angenehmen und gleichzeitig professionellen Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen Umfeld
- Flexible Arbeitsgestaltung und gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Fachspezifische Weiterbildungen und Trainings
- Umfangreiche betriebliche Zusatzversorgung sowie vielfältige Benefits wie z.B. Job-Ticket, vergünstigte Fitnessmitgliedschaft, kostengünstige Parkmöglichkeit sowie Getränkeflatrate
- Einen modernen Arbeitsplatz in einem Haus mit Geschichte mitten im Herzen der Stadt

**Es erwartet Dich ein umfangreiches und interessantes Aufgabengebiet mit abwechslungsreichen Tätigkeiten in einem kollegialen und motivierten Team**

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.

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