Sekretär in, Assistent in Der Abteilungsleitung

Kennziffer: 030/2024

Das Helmholtz-Institut für Pharmazeutische Forschung Saarland (HIPS), Abteilung Naturstoff-Biotechnologie, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine_n Sekretär_in, Assistent_in der Abteilungsleitung. Das Helmholtz-Institut für Pharmazeutische Forschung Saarland (HIPS) wurde 2009 als Standort des Helmholtz-Zentrums für Infektionsforschung (HZI) gemeinsam mit der Universität des Saarlandes gegründet und ist die erste öffentlich geförderte, außer-universitäre Forschungseinrichtung in Deutschland, welche explizit der pharmazeutischen Forschung gewidmet ist. Der Schwerpunkt des HIPS liegt auf der Entdeckung und Entwicklung neuer Wirkstoffe gegen Infektionskrankheiten. Die Forscher_innen des HIPS arbeiten eng mit der Universität des Saarlandes und der lokalen Pharmaindustrie sowie mit nationalen und internationalen Forschungseinrichtungen und Unternehmen zusammen. Seit 2009 ist das HIPS kontinuierlich auf über 220 Mitarbeiter_innen im Jahr 2023 gewachsen und wird derzeit mit Mitteln des Landes und des Bundes räumlich und thematisch weiter ausgebaut. Im Rahmen dieser Maßnahme werden die bestehenden Forschungsschwerpunkte des HIPS gestärkt und durch Methoden der Bioinformatik und Mikrobiota-Forschung ergänzt. Um der steigenden Zahl von Forscher_innen am HIPS gerecht zu werden, werden in den kommenden Jahren neue Labor
- und Büroflächen eingerichtet. Die Abteilung Naturstoff-Biotechnologie beschäftigt sich insbesondere mit der Gewinnung neuer mikrobieller Wirkstoffe durch moderne Methoden der Bio
- und Molekularbiologie und entwickelt biokatalytische Verfahren zur Wirkstoffsynthese und -Optimierung.

**Aufgaben**:

- Unterstützung der Abteilungsleitung
- Selbstständiges Führen und Organisieren des Sekretariates
- Terminplanung und -koordination, Bearbeitung von Post und Korrespondenz, Nachhalten und Kontrolle offener Geschäftsvorgänge, sowie Ablageorganisation
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Budgetabfragen in SAP und Erstellung von Bestellanforderungen
- Planen und Buchen von Geschäftsreisen, sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen
- Ansprechperson für administrative Fragen der Abteilung
- Verwaltung von Personalvorgängen
- Eigenverantwortliche Betreuung von ausländischen Mitarbeitenden und Gästen
- Organisation von Meetings und Konferenzen

**Voraussetzungen**:

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungstechnische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Organisation und Verwaltung
- Sehr gute Beherrschung gängiger Office
- und Kommunikations-Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Zoom etc.) sowie Offenheit für die Einarbeitung in weitere aktuelle Soft
- und Hardware
- Kenntnisse u. a. im BRGK, Tarifrecht einschließlich BurlG, WissZeitVG, TzBfG, externen und internen Regelungen und Richtlinien
- Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
- Ein selbstständiger Arbeitsstil, ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Freude an einer serviceorientierten Aufgabe in einem internationalen Arbeitsumfeld

**Arbeitszeit**:
39 Stunden pro Woche

**Wir bieten Ihnen**:

- Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
- Eine hochmoderne Infrastruktur und modernste Technologien
- Flexible Arbeitszeitgestaltung, Teilzeitmodelle
- Eine Unternehmenskultur der Wertschätzung und Förderung der Chancengleichheit
- Umfangreiche Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Entwicklung fachlicher Kenntnisse und persönlicher Fähigkeiten
- Ein Familienbüro zur Unterstützung von Familie und Beruf
- Interessante Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
- Möglichkeit der Bezuschussung des Job-Tickets

Bei gleicher fachlicher Eignung erhalten Schwerbehinderte den Vorzug. Zur Wahrung Ihrer Rechte bitten wir Sie, uns bereits in Ihrem Anschreiben oder Lebenslauf einen gut erkennbaren Hinweis auf das Vorliegen eines Grades einer Schwerbehinderung zu geben. Das HZI strebt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern an. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

**Standort**:
HIPS Saarbrücken

**Einstellungstermin**:
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

**Befristung**:
Zunächst befristet auf 2 Jahre

**Probezeit**:
6 Wochen

**Vergütung**:
E 8 TVöD Bund

**Veröffentlicht**:

**Bewerbungsschluss ist der **:
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Bitte **fügen Sie** Ihren Bewerbungsunterlagen ein Anschreiben, einen Leb

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