Sekretariat der Institutsleitung

Das Institut für Molekulare Infektionsbiologie (Lehrstuhl I – Prof. Dr. Jörg Vogel)

bietet zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle im

Sekretariat der Institutsleitung (w/m/d) 

in Vollzeit. Die Stelle ist teilzeitfähig, sofern durch Jobsharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gesichert ist. 

Das Institut für Molekulare Infektionsbiologie (IMIB) ist ein interdisziplinäres Forschungsinstitut der Medizinischen Fakultät an der Universität Würzburg mit enger Anbindung an das Zentrum für Infektionsforschung (ZINF) und das Helmholtz-Institut für RNA-basierte Infektionsforschung (HIRI). Wir suchen Verstärkung für das Sekretariat von Prof. Jörg Vogel in einem internationalen Umfeld und bieten ein interessantes und vielseitiges Aufgabengebiet.

Ihr Aufgabenbereich: 

• selbständiges Führen und Organisieren des Sekretariats 
• allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache 
• vorausschauende, organisatorische Unterstützung des Institutsvorstands 
• Terminkoordination und Überwachung sowie das Filtern von Informationen nach Prioritäten und unter engen Zeitleisten 
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen 
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings sowie deren Protokollierung 
• Unterstützung bei der Personal- und Projektverwaltung 
• Mitwirkung bei der Durchführung von Veranstaltungen 

Ihr Qualifikationsprofil: 

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Sekretärin oder Sekretär, Fremdsprachensekretärin oder Fremdsprachensekretär oder in einem kaufmännischen Beruf ist wünschenswert 
• Erfahrung im Verwaltungsbereich bzw. Büromanagement sind vorteilhaft 
• gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache
• sehr gute, aktive Englischkenntnisse in Wort und Schrift (bitte legen Sie, sofern vorhanden, einen entsprechenden Nachweis bei) 
• hervorragende Kommunikationsfähigkeit, verbunden mit einem hohen Maß an Flexibilität und Eigeninitiative sowie ein ergebnisorientierter Arbeitsstil 
• die Fähigkeit, mitzudenken, schnell zu lernen und Probleme einfallsreich zu lösen 
• Freude an einer serviceorientierten Aufgabe in einem internationalen Umfeld 
• Buchhaltungskenntnisse sind wünschenswert 

Wir bieten: 

• die Vorteile eines Arbeitsverhältnisses nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) inkl. aller üblichen Sozialleistungen und betrieblicher Altersvorsorge (VBL) 
• vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem innovativen Forschungsinstitut 
• Einbindung in ein engagiertes Team 
• individuelle, auf Ihre Vorkenntnisse abgestimmte Einarbeitung 
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten 
• einen attraktiven Arbeitsplatz auf dem Medizin-Campus Würzburg 
• Sonderkonditionen sowie Rabatte bei verschiedenen Partnern („Corporate Benefits“) 

Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Schwerbehinderte bevorzugt eingestellt. 

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiederfinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse). Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (unter Angabe „Sekretariat“ im Betreff) als ein PDF-Dokument bis zum 13. Oktober 2024 an Monika Schraut (monika.schraut@uni-wuerzburg.de) oder per Post an folgende Adresse: 

Julius-Maximilians-Universität Würzburg 

Institut für Molekulare Infektionsbiologie 

Monika Schraut 

Josef-Schneider-Str. 2, D15 

97080 Würzburg 

Bitte übersenden Sie ausschließlich Kopien. Aus Kostengründen können die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgeschickt werden. Sie werden zeitnah nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet. Sofern Sie einen Freiumschlag beifügen, werden Ihnen die Bewerbungsunterlagen drei Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens zurückgesandt.