Koordinator/-in des Geschäftsbereichs Service

Koordinator/-in des Geschäftsbereichs Service (m/w/d) Einsatzort: Sekretariat im Geschäftsbereich Service Arbeitszeit: 78 % (zzt. 30 Std./Woche) der vollen tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 38,5 Std./Woche) Befristung: unbefristet Einstieg: zum nächstmöglichen Zeitpunkt Vergütung: EG 8 (TV-L) Ihre Aufgaben Allgemeine Sekretariatsaufgaben Bearbeitung von allgemeinen Anfragen an den GB-Service, Postbearbeitung, Materialbestellungen Krankmeldungen für Verwaltung Organisation und Planung von Veranstaltungen für den GB Service, Team-Besprechungen (Protokollführung), Organisation von Dienstjubiläen Pflege und Bearbeitung der Intranet-Seiten und des Telefonbuches Erstellung von Powerpoint-Präsentationen, Excelkalkulationen etc. Eigenständige Organisation und Dokumentation der regelmäßigen Unterweisungen & Schulungen (Korruptionsbelehrung, Brandschutzunterweisung, Mitarbeiterschulungen usw.) Planung & Organisation des Bewerbungsmanagements für den GB Service Erstellen und Begleitung von Stellenausschreibungen Organisation der Bewerbungsgespräche und der damit verbundenen Kommunikation Begleitung des On- und Offboardingprozesses Organisation von UKA-Veranstaltungsräumen Konzepterstellung zur Buchung und Verwaltung von Veranstaltungsräumen Organisation und Bearbeitungen von Buchungsanfragen (Veranstaltungsräume & Equipment) unter Berücksichtigung von Vorschriften (Brandschutz, max. Personenzahl, techn. Voraussetzungen) Beratung und Hilfestellung bei der Veranstaltungsorganisation mit Unterstützung beim Catering, techn. Ausstattung, Reinigung usw. Materialbestellung und Verwaltung, inkl. Wartungen und Reparaturen Abrechnung von Veranstaltungen incl. Eigenständige Erstellung von Rechnungen und Buchung in SAP Aufgaben Personalrestaurant Unterstützung der Sachbearbeitung Gastronomie Beratung und Unterstützung bei Cateringanfragen und deren Organisation Kostenstellencontrolling / Rechnungen (Aufgabenteilung mit Frau Reinartz) Betreuung Kassensystem und Abrechnungen (Aufgabenteilung mit Sachbearbeitung Gastronomie) Unterstützung von Kassentätigkeiten Ihr Profil Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich Erfahrungen in Sekretariatstätigkeiten Gute MS Office Kenntnisse (Word, Powerpoint, Excel, usw.) Kaufmännisches Grundverständnis SAP Kenntnisse wünschenswert Projekterfahrung von Vorteil verbindliches freundliches Auftreten hohes Engagement Lern- und Weiterbildungsbereitschaft Wir bieten… 30 Tage Urlaub/Jahr  Mitarbeitende werben Mitarbeitende für verschiedene Berufsgruppen / Prämie von 3.000 Euro  Überdurchschnittliche betriebliche Altersversorgung durch die VBL - wir peppen Ihre Rente auf Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - planen Sie mit uns Ihre Karriere - wir bieten Ihnen über 300 Möglichkeiten dazu an Entspannter Arbeitsweg  - vergünstigtes ÖPNV-Ticket oder Parkplatz Familienfreundliche Unternehmenskultur (Betriebskindergarten, Ferienfreizeiten für Kids und ein Familienservicebüro) Fit & Gesund - von Gesundheitsförderung bis Hochschulsport – wir haben alles für Sie Mit Corporate Benefits gibt’s attraktive Rabatte beim Shoppen Eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende Verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants Unser stressfreier Bewerbungsprozess: Schritt 1: Schnell und einfach bewerben - mit oder ohne Lebenslauf. Schritt 2: Wir nehmen Kontakt auf und besprechen, ob wir noch weitere Unterlagen benötigen. Schritt 3: Im persönlichen Gespräch lernen wir uns gegenseitig kennen. Schritt 4: Wir haben ein Match - dann kommt das Vertragsangebot Schritt 5: Nach der Unterschrift starten wir mit dem Onboarding und organisieren alles für den ersten Arbeitstag. Es gibt noch offene Fragen? Gerne trotzdem bewerben Wir beantworten alle Fragen in einem persönlichen Gespräch. Wir freuen uns